Beiträge getagged mit wiki
Fallstudie ESG GmbH: Wiki zum Wissens- und Projektmanagement
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0 am 11.2.2010
Am 2.2.2010 war ich bei der Firma ESG GmbH in Fürstenfeldbruck eingeladen um mir deren Enterprise 2.0-Lösung anzuschauen.
Die ESG GmbH hat 2009 als Ersatz für die bisherige Lotus Notes-basierte Wissensmanagement-Lösung ein neues Intranet auf der Basis von Confluence realisiert. Dabei kommen zum Einsatz: ein (unternehmens-)öffentliches Wiki, Projekt Wikis, Blogs. Neben dem Wiki wird noch ein Dokumentenmanagementsystem betrieben (demnächst vielleicht auf Alfresco basierend).
Die Fallstudie in Kürze:
- Funktionalität: Wiki, Weblog
- Technologie: Confluence
- Anzahl der Nutzer: 1.200
- Branche: Elektronik, Software
- Schlagworte: Wiki, Confluence, ESG, Weblog, Intranet
- Zeitraum: 2009-
Insgesamt musste ich nach der Präsentation sagen, dass die Verantwortlichen dort sehr gute Arbeit gemacht haben. Sie haben sehr technikzentriert und im Kontext der Unternehmensvorgaben doch die Praxis (den Nutzen für den Einzelnen) nicht aus den Augen verloren und eine pragmatische aber auch nützliche Lösung konzipiert.
Vor allem hat mir dabei auch gefallen, was inzwischen mit der Confluence-Plattform von Atlassian möglich ist. Seit Version 3.1 braucht sich die Plattform nicht vor “großen Brüdern” wie IBM Lotus Connections zu verstecken – ganz im Gegenteil!
Zusammen mit Partnern von anderen Universitäten dokumentiert meine Gruppe an der Universität der Bundeswehr München solche Fallstudien nach einem vorgegebenen Raster – das ist auch mit der ESG-Fallstudie geplant – Mehr zu dem Fall also bald unter www.e20cases.org.
Erfolgsfaktoren für ein kollaboratives Intranet
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0, Social Software am 25.11.2008
Wir arbeiten zwar auch in dem Bereich “Erfolgsfaktoren für Social Software in Unternehmen”, heute aber nicht zu unserer Arbeit, sondern zu der einer interessanten schweizer Firma in dem Bereich – Namics.
Auf dem Blog von Namics finden sich immer wieder interessante Berichte rund um deren Beratungs- und Umsetzungsgeschäft. So auch heute wieder mit dem Post “Erfolgsfaktoren für Intranet-Wikis in Unternehmen”.
Erfolgsfaktoren für kollaborative Intranets:
1. Kein Mikro-Management aber Spielregeln
2. Transparenz aktiv fördern
3. Konfliktlösung nicht im selben Medium
4. Ergebnis immer über Hierarchie stellen
5. Kulturwandel vorleben
6. Verschiedene Rollen, gleich wertgeschätzt
7. The Importance of Having Users
Im Blog-Post wird auch auf eine ausführlicher Präsentation zum Thema verwiesen.
Munich Atlassian User Group Meeting
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0 am 30.10.2008
Als “Aussenseiter” war ich heute beim Treffen der Munich Atlassian User Group bei der TNG Technology Consulting in Unterföhring.
Warum Aussenseiter? Ich habe zwar schon einige Wikis eingeführt und genutzt, bisher aber noch nie Confluence, das Wiki-Produkt der Firma Atlassian, das Hauptfokus des heutigen Treffens war. So war ich hauptsächlich mit dem Ziel zu dem Treffen gegangen, mehr über Confluence zu erfahren – u.a. von Per Fragemann von Atlassian, der sowohl eine Einführung “Atlassian News and Update” als auch einen Überblick über die Nutzung von Confluence bei Atlassian selbst “Eat your own dog food” gegeben hat.
Bevor ich auf Details eingehe hier schon mal meine wichtigsten Erkenntnisse (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) aus den Präsentationen:
- Confluence ist in vielen Möglichkeiten ähnlich TWiki (das ich bisher am besten kenne) – allerdings nicht ganz so mächtig (Forms, …)
- + implementiert und erweiterbar in Java
- + gute Suche (auch über Attachments)
- + Kommentare zu Seiten (und damit “Blog für Arme”)
- + Upgrade geht einfach (im Gegensatz zu TWiki)
- - auch bei Confluence funktioniert der WYSIWYG-Editor (noch) nicht
Jetzt zu den Details.
Zuerst gab Per Fragemann von Atlassian einen Überblick über die aktuellen Entwicklungen im gesamten Produktportfolio. Zu Confluence waren am interessantesten:
- Fokus auf Integration (über WebDAV mit Office, mit Sharepoint)
- erst in der Version 2.10 (Anfang 2009) wird der WYSIWYG-Editor halbwegs benutzbar (für komplexere Seiten) sein
Bernd Lindner von Siemes stellte dann die Siemens Wikisphere vor, welche auf der Basis von Confluence realisiert ist. Die (für mich) interessantesten Details aus der Präsentation:
- für das unternehmensweite Wiki wurde die hierarchische Organisation der Seiten von Confluence bewusst versteckt und ganz auf Tags gesetzt
- um Seiten editieren zu können muss zuerst eine Policy akzeptiert werden (dieselbe wie in der Siemens BlogoSphere)
- das Wiki soll zu einem Expertenverzeichnis / zu einem Social-Networking-Service weiterentwickelt werden
- den Benutzern ist die E-Mail-Notifikation wichtiger als die RSS-Notifikation (u.a. weil wegen SSO die RSS-Notifikation nicht immer funktioniert)
- sie sind noch unzufrieden mit dem WYSIWYG-Editor
Wolfram Koska und Gerhard Müller (von TNG) berichteten über Migrationsprojekte zu Confluence – einmal von MediaWikia aus und einmal von TWiki aus.
Nach anderen Präsentationen stellte am Ende Per Fragemann von Atlassian ein paar Beispiele der Nutzung von Confluence bei Atlassian selbst vor:
- Produktdokumentation pflegen (alle Atlassian-Mitarbeiter dürfen schreiben, von aussen nur lesender und kommentierender Zugriff)
- Spezifikationen für neue Funktionalität
- internes Blogging (u.a. muss sich jeder Neue hier mit einem Post vorstellen)
- einfaches Projektmanagement (z.B. Scrum burndown charts)
- Personen/Expertenliste
Noch ein paar Worte zu letztem Punkt. Hier geht Atlassian sehr pragmatisch vor: es gibt eine Wiki-Seite mit einer Tabelle aller Mitarbeiter (und den Meta-Informationen in Spalten). Diese wird von allen gepflegt. Auf diese Tabelle greift dann eine JavaScript-Anwendung zu, die das schöne Anzeigen (u.a. auf Maps) der Daten sowie das Suchen / Filtern der Daten erlaubt. Die Anwendung beruht auf dem MIT Simile/Exhibit Framework und schaut sehr gut aus.
Enterprise 2.0 Forum
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0, Social Software am 18.9.2008
Heute (18.9.2008) bin ich auf dem Enterprise 2.0 Forum in Köln eingeladen.
Das Form begann mit einer Präsentation von Suw Charman-Anderson – vielleicht dem einen oder anderen von ihrem genialen Beitrag “Mollys geheimes Tagebuch” im Buch “Enterprise 2.0 – Die Kunst loszulassen” bekannt – eine sehr schöne Darstellung der Herausforderungen bei der Einführung von Wikis in Unternehmen – in einer ganz unüblichen Form …
Ein paar Gedanken aus Suws Präsentation:
- Schwierigkeit mit Social Media: It is elective software – people do not have to use it – it is replacing other forms – people can easily choose not to use it – so one has to think in some details of how to introduce social media in the enterprise
- Die Einführung ist also immer dann schwierig wenn die Nutzer eine Wahl haben
- Netter Vergleich: Einführung von Social Software wie das Trainieren einer Katze – man braucht Geduld, die richtigen Methoden und muss die Welt aus der Sicht der Katze sehen …
- Wichtig: Nicht die Welt verbessern sondern darüber nachdenken “how to help people getting their jobs done”
- Barrieren
- fear of humilitation
- disconfort with the written word
- need explcit permission
- don’t trust the tools (“people are all scared deleting the Internet / Intranet …”)
- don’t see the point
Es folgten viele gute Tipps und Vorschläge, wie man die Probleme konkret angehen kann.
U.a. zu Training:
- informal
- focused on user’s direct needs – “people are not keen on reading manuals”, training based around the tasks people are doing not around how the software is created
- face-to-face (short, practical sessions)
- online (visual, textual)
… und zu Support:
- ad hoc – when users need it
- syncronous (IM, chat, phone)
- asynchronous (wiki, blog, screencasts, video)
- decentralised and self-supporting
Insgesamt also eine klasse Einführung.
Über die anderen Vorträge in weiteren Beiträgen hier – oder in anderen Blogs, die über die Veranstaltung berichten, z.B. June Brenners Blog – hier der Einstiegsbeitrag zum Forum.
Update: Andere Berichte zum Forum
Triple-I – Wikis in Global Businesses
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0, Konferenz, Social Software, Web 2.0 am 4.9.2008
Ich bin aktuell auf der Triple-I Konferenz in Graz. Die Konferenz hat gestern schon begonnen – ein paar Berichte zu dem was gestern los war sind auf dem Blog von Dennis Busch zu finden.
Aktuell spricht gerade Peter Kemper von Shell über “Wikis in Global Businesses”. Es geht um die Wiki-Einführung bei Shell. Sie haben 2006 begonnen auf der Basis von MediaWiki eine Plattform aufzusetzen und mit vier verschiedenen Use Cases durchgespielt. 2007 war das ganze dann für das ganze Unternehmen verfügbar (mit Single Sign On etc). Ein Grund für die Entscheidung für MediaWiki war die bewiesene Skalierbarkeit.
Interessant: Das Projekt ging weder vom IT-Department aus noch wurde des vom IT-Department getrieben.
Einführung:
- Champions, No Brainers, Natural Users
- Visionary Leaders
- Doing the same with improved productivity
- Shifting limitations
Change Management:
- no big launch, newletters every month to all registered users
- robust “existing” content services
- back-office for more difficult wiki aspects (gardening, pictures, tables)
- minimal training, but string support driven communication
- smart marketing
- voluntary participation
- silent migration rom intranet content
- “different control instead of no control”
Ganz interessant hier das “back office” – das hilft Bilder hochzuladen etc …
Über die Statistiken und Umfragen sowie Interviews hat Shell versucht mehr über die Nutzer und die Nutzung herauszubekommen und damit auch zu lernen wie man die Nutzer zu bessere Beteiligung motivieren kann. Es wurden/werden drei Rollen unterschieden: information owners, editors, information consumers. Eine der Erkenntnisse war, dass die “information owners” oft zu wenig über die “information consumers” wissen um das richtige Material einzustellen und weiterzuentwickeln.
Andere interessante Details:
- kein anonymer Zugriff – Transparenz ist sehr wichtig bei Änderung von Inhalten
- Ein Problem, das von Wiki gelöst wird: Seit E-Mail und Powerpoint immer weiter verbreitet sind, kommen kaum mehr (formale) Berichte in die Archive – damit wird Wissen nicht mehr zentral verfügbar gemacht – das Wiki schafft es hier wieder etwas “zentrale Verfügbarkeit” zu schaffen
- Active Users (editors) (09/2008): 4.000
- Registered Users (09/2008): 40.000
- Articles (09/2008): 23.000
- Interessant zu den Zahlen: Während Anzahl der Artikel und der registrierten Benutzer kontinuierlich gestiegen sind, blieb die Zahl der aktiven Benutzer über die letzte Zeit mehr oder weniger gleich
- “Wiki is another system” (ersetzt also nicht die vorhandenen CMS, Intranet) – allerdings wurden einige Inhalte vom Intranet/CMS auf das Wiki verschoben (auch um die Leute auf das Wiki zu bekommen) – langfristig soll/wird das Intranet wohl mehr und mehr des langfristigen Contents verlieren – aber immer für Navigation/Struktur/kurzfristigen Content bleiben
What’s next:
- the interview round identified causes where people connected but did not remember
- survey needs to be repeated for trend analysis
- (social network) visualization tools are needed
Das Thema (Wikis in Organisationen) ist allgemein von großem Interesse hier auf der Triple-I. So habe ich gestern nach meiner Präsentation im Professors4Industry Track interessante Gespräche mit verschiedenen IT-/Kommunikationsverantwortlichen geführt, die Wikis eingeführt haben oder dieses planen. Z.B. Xing (internes Wiki), Fraport, reinisch, occar, …
Gunter Dueck zur Bluepedia
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0, Fundgrube, Social Software am 29.6.2008
In der neuesten Ausgabe des Informatik Spektrum (Juni 2008) findet sich ab Seite 262 im Rahmen der regelmäßigen Kolumne von Gunter Dueck eine sehr gute Fallstudie zur Einführung eines Wikis in einer großen Organisation – der Bluepedia bei IBM. DOI: 10.1007/s00287-008-0241-5
Gunter Dueck schildert ausführlich, was Auslöser der Projektes waren, und geht auf das Vorgehen und Erfolgsfaktoren ein.
Besonders interessant finde ich seine beiden Listen von Fragen, die man provoziert, wenn man sich an Management bzw. Technik wendet mit dem Plan für ein solches Projekt – und die als Grund dafür gesehen werden können gerade dieses nicht zu machen (das Nachfragen bei Management bzw. Technik)!
COOP2008 – Awareness, Wikis
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0, Konferenz am 21.5.2008
Nach dem Auftakt ging es auf der 8th International Conference on the Design of Cooperative Systems (COOP 2008) mit den Präsentationen von Forschungsarbeiten los. Hier ein paar Kommentare zu einigen wenigen der Präsenatationen.
“Anticipative Awareness in a Groupware System”, Wolfgang Prinz, Elke Hinrichs, Irina Kireyev
Wolfgang Prinz vom Fraunhofer Institut Angewandte Informationstechnik beginnt mit einem Bericht über verschiedene Awareness Features (am Beispiel von BSCW) – mit diesen Features kann man sehen, was konkret passiert ist. Es ist heute aber nicht möglich zu spezifizieren, was passieren sollte – und einen Hinweis zu erhalten, wenn das nicht passiert (z.B. Studenten, die ein Papier nicht gelesen haben; Projektpartner, die ein Dokument nicht hochgeladen haben …): “Awareness about things that did no happen”
Dies wurde in Form von “Expectations” in BSCW eingebaut – Zu Expectations können Participants (Individuen, Gruppen, Rollen), Activities und Artifacts zugeordnet werden.
Interessant: Es ist möglich eigene Expectations für andere Sichtbar zu machen; ein anderes Feature: E-Mail an alle, die eine Expectation erfüllt bzw. nicht erfüllt haben.
“The Wiki as an Integrative Tool in Project Work”, Birgit Rognebakke Krogstie
In diesem Beitrag wurde über die Nutzung von Wikis in Software-Engineering-Projekten berichtet.
Ein paar interessante Erkenntnisse aus der Beobachtung:
- Wikis wurden hauptsächlich für “Integration” genutzt
- Integration zwischen sozialen und zielorientierten Aktivitäten
- Integration zwischen Information im Team und ausserhalb des Teams
- Integration zwischen verschiedenen Artefakten
- Wikis dienten verschiedenen Zielen
- “knowledge repository”
- “stage”
- “coordination mechanism”
- “shared workspace”
- Wikis wurde nicht für soziale Interaktion genutzt – also eigentlich keine “Social Software” – aber das lag wohl auch daran, dass die Teams nicht verteilt waren – Für soziale Interaktion wurden genutzt IM, F2F, …
“Proliferation in Enterprise Wikis”, Hans-Jörg Happel
Herr Happel vom FZI in Karlsruhe berichtete über Erkenntnisse aus der Untersuchung der Nutzung von Wikis in Unternehmen. Seine Forschungsfrage war: “What problems occur when enterprise wikis grow and how are they adressed?”.
Zuerst verglich er Enterprise Wikis mit Wikipedia:
- Wikipedia: klare Struktur (Lexikon), klare Namens- und Linkkonventionen, grosse Benutzerbasis
- Enterprise Wikis: keine so klare Struktur, teilweise hierarchische (Unter-)Strukturen, Frage: “where to put what?”, kleine Benutzerbasis
Wegen dieser Unterschiede finden sich in Unternehmenswikis auch andere Probleme als in Wikipedia. So scheint das Hauptproblem “profileration” (wegen des Wachstums) zu sein. Also eine schwindende Qualität der Struktur, ein schwieriger werden des Findens von Inhalten oder von Seiten auf denen Inhalte aufgenommen werden sollten.
Lösung dazu scheint “gardening” zu sein – Zusätzlich werden als Lösung auch vorbeugende Massnahmen angegeben:
- “employee training”
- “quality standards, rules”
- “tagging, categorization”
- “use of templates”
Wikimanagement
Verfasst von kochm unter Enterprise 2.0 am 14.4.2008
Sebastian Schäfer berichtet auf seinem Blog kurz über das Buch Wikimanagement – als Enterprise 2.0-Fassung von Wikinomics. Klingt spannend – Leider hat es unsere Bibliothek bisher noch nicht geschafft meine Bestellung des Buches erfolgreich zum Abschluss zu bringen – ich muss mit einem ausführlichen Review also noch etwas warten.
Vorweg kann aber schon mal gesagt werden, dass das Buch neben den hervorragenden Wikipatterns ein weiteres Indiz dafür ist, dass man erkannt hat, dass der Einsatz von Social Software in Unternehmen
- ein Thema ist und
- eine differenzierte soziotechnische Betrachtung/Behandlung erfordert um erfolgreich zu sein.
Btw: Natürlich gibt es ein Wiki zum Buch … www.wikimanagement.de. Wenn ich da in die Gliederung schaue, dann finde ich das “Wiki” im Buchtitel fast schon übertrieben … Es geht eher um Enterprise 2.0 allgemein – mit Wikis als hervorgehobenes Beispiel. Aber sei’s drum. Ein ausführlicher Kommentar folgt wie schon gesagt sobald ich das Buch in den Händen halte.
Soziale Belohnung in Wiki Systemen
Verfasst von kochm unter Social Software am 5.10.2007
An der TU Wien ist am Institut für Softwaretechnik und Interaktive System eine sehr interessante Magisterarbeit entstanden: Bernhard Hoisl schreibt über “Motivate Online Community Contributions Using Social Rewarding Techniques – A Focus on Wiki Systems”.
Neben einer guten Abhandlung zu sozialen Netzwerken und Methoden der sozialen Belohnung (zur Erreichung intrinsischer Motivation) bei Community-Systemen entwirft und implementiert Bernhard Hoisl in seiner Arbeit auch eine Extension für das Wiki-System MediaWiki, die folgende neuen Sichten/Funktionalitäten erlaubt:
- “Amount of References”
- “Rating of Articles”
- “Most Viewed Articles”
- “Recommender System”
Die Orginal-Magisterarbeit ist als PDF in Englisch unter folgender URL zu finden: http://ieg.ifs.tuwien.ac.at/projects/SocialRewarding/MasterThesisSocialRewarding.pdf
Ausserdem gibt es zwei kürzere Veröffentlichungen dazu:
- Bernhard Hoisl, Wolfgang Aigner, Silvia Miksch: Social Rewarding in Wiki Systems – Motivating the Community. In: Online Communities and Social Computing, pp. 362–371. Springer, Berlin Heidelberg New York, 2007. PDF
- Bernhard Hoisl, Wolfgang Aigner, Silvia Miksch: Soziale Belohnung in Wiki Systemen. In: Wikis im Social Web – Wikiposium 2005/06, pp. 60–72. OCG – Austrian Computer Society, Vienna, 2007. PDF
Genauere Information zu dem Projekt auch auf der Projektseite.
ECSCW 2007 – Day 3 – Paper Session 2
- “How-To Sharing: Informal Systems of Expertise Location”, Cristen Torrey: “how-to = online content that describes how something is done”; question: how/why are how-to pages built, documented and broadcasted; ethnographic study / interviews for this; some results: Web 2.0 technologies and services (especially RSS feeds; photo/video hosting) play an important role; “google is my friend too”; documentation for keeping a record for oneself; documentation for building an online identity; implications of how-to-sharing: supporting mixed media is essential (all kinds of tools, well integrated); challenge: how-tos constitute a personal portfolio, authors motivations may not align well with organizational requirements for knowledge sharing – that is exactly the issue/problem in Enterprise 2.0!!! Opportunity: address ownership issues, …
Comment: lots of how-tos are collaboratively authored … hobby crafts projects should be distinguished from larger (collaborative) documentation projects … - “Seeing ethnographically: Teaching ethnography as part of CSCW”, Barry Brown: “ethnography = catch-all phrase for a range of different things, just as long as they involve field work of some sort”; interesting (meta-work): studying the students of a practical course on ethnography!!! (to learn about how to teach ethnography); students were asked to share their fieldnotes via a wiki – and it worked! (multimedia fieldnotes, up to 70 reads per fieldnotes, accountability of ‘hidden work’); wiki was extended for adding comments/notes to wiki pages (no editing other groups notes, but commenting on them), for better displaying history awareness information; one of the conclusions: wiki as a mundane workplace/schoolplace tool
- “Cues to Mutual Knowledge”, N. Bryan-Kinns: looking at asynchronous collaboration; experiment: first order cues to the activities of an individual, second order cues to the activitites of others, third order cues that support mutual-beliefs; does providing cues mean awareness support? I think yes; design of two shared workspaces for comparative experiment: Npathy (1st + 2nd), Mpathy (1st, 2nd, 3rd order cues – additional timeline which shows connection of read and write events); (positive) effect on number of contributed documents; increased co-ordinated use of documents; more implicit references
Interesting try to quantitatively compare awareness features (even when the whole talk did not use the word ‘awareness’)