Hier eine kurze Dokumentation dessen, was ich zu den Anforderungen gefunden und ausprobiert habe – und dazu, welche Probleme noch offen sind.

The Cloud

Zuerst dazu, meine eigenen Daten auf verschiedenen Rechnern (auch offline) verfügbar zu machen.

Dateien

Als erstes war hier eine Lösung für meine Dateien gefragt. Ich habe erst mal .Mac ausprobiert – das war mir aber nicht gut genug mit dem Dateisystem integriert. Bei der nächsten Lösung, die ich probiert habe, bin ich schließlich hängen geblieben: Dropbox.

Nach der Installation auf einem Rechner stellt Dropbox das Verzeichnis “/Users/XXX/Dropbox” zur Verfügung, dessen Inhalte (Unterverzeichnisse und Dateien) auf den Dropbox-Server gesichert werden sobald der eigene Rechner online ist. Dabei kann man mit den Dateien und Unterverzeichnissen arbeiten wie mit lokalen Verzeichnissen. Vom Dropbox-Server werden Änderungen dann zu anderen Rechnern, auf denen man sich mit seiner Dropbox-Kennung angemeldet hat, übertragen, sobald diese online sind. Dabei gibt es keinen Master. Änderungen können auf jedem Rechner vorgenommen werden, auf dem man sich mit seiner Dropbox-Kennung anmeldet.

Ich habe also alle wichtigen Verzeichnisse in den Dropbox-Ordner geschoben und arbeite damit wie gewohnt. Wenn ich einen Rechner runter fahre, dann muss ich an gar nichts besonderes denken – Wenn der Rechner vorher am Netz war, dann hat Dropbox automatisch alle Änderungen auf dem Server gesichert. Wenn ich dann an einem anderen Rechner weiter arbeite, dann sind die Dateien dort sofort verfügbar.

Neben dieser sehr gut funktionierenden und transparenten Möglichkeit, Dateien zu replizieren, bietet Dropbox noch ein Web-Interface und natürlich eine iphone-Applikation zum Zugriff auf die Dateien.

Notizen

Beim Finden meiner Arbeitsweise habe ich gemerkt, dass ich neben Dateien noch einfach nutz- und durchsuchbare digitale Notizzettel brauche. Diese nutze ich für Einkaufslisten, Todo-Listen, Protokolle und vieles mehr. Ich habe dabei erst mal die lokalen Fähigkeiten von MacOS sowie verschiedene lokale Wikis ausprobiert. Das aktuelle Werkzeug meiner Wahl ist Evernote.

Evernote liefert die Cloud-Funktionalität gleich mit. Jede mit dem lokalen Evernote-Client editierte Notiz wird auf den Server gesichert – und von dort aus auf andere Evernote-Clients geladen, die sich mit derselben Benutzerkennung angemeldet haben.

Dabei ist der Client wirklich sehr benutzerfreundlich. Neben dem Client für offline-Arbeit gibt es natürlich auch einen Web-Client und eine iphone-Applikation. Mit letzterer kann man zwar keine Notizen editieren, aber neue Notizen erstellen. Eine Funktionalität, die ich nutze, wenn ich “on the road” mal schnell etwas notieren möchte.

Literaturreferenzen

Für meine Arbeit an der Universität brauche ich eine Literaturdatenbank zur Speicherung von Metadaten zu Literaturreferenzen sowie von Volltexten (normalerweise PDF-Dateien). Ich habe dazu lange mit Endnote gearbeitet. Und mit Dropbox könnte man Endnote sehr gut auf verschiedenen Rechnern nutzen. Ich habe Endnote aber inzwischen zu Gunsten eines speziellen Cloud-Dienstes für Literaturreferenzen aufgegeben: Mendeley.

Wie Dropbox und Evernote stellt Mendeley sowohl eine offline-nutzbare Client-Anwendung als auch einen Web-Zugang zu den zwischen Clients und Servern replizierten Daten zur Verfügung.

E-Mail

Auch meine E-Mail sollte auf allen Rechnern verfügbar sein. Das war am einfachsten: Sowohl IMAP- als auch Exchange-Postfächer lassen sich inzwischen problemlos auf verschiedenen Macs und dem iphone einbinden.

Hier musste ich eigentlich nur darauf achten, dass ich meine E-Mail-Ablagen nicht als lokale Mailboxen anlege, sondern entweder auf einem IMAP oder einem Exchange-Server verwalte.

Kontakte, Kalender

Schwieriger war das mit meinen Kontakten und Kalendern. Dabei machte ich es mir natürlich besonders schwer dadurch, dass ich nicht nur Exchange-Kalender und -Kontaktlisten haben wollte, sondern auch noch native-iCal und Adressbook-Daten behalten wollte. Es war also eine Lösung gesucht, die lokale Adressbücher und Kalender zu anderen Macs repliziert. Nach vielen mehr oder weniger erfolglosen Versuchen (u.a. auch eine Synchronisation über Google Mail) bin ich hier bei Fruux hängen geblieben. Funktioniert bestens.

Bookmarks

Schließlich fehlen noch Bookmarks. Hier habe ich mich gleich für eine Gruppenarbeits-taugliche Lösung entschieden und verwalte meine Bookmarks auf delicious. Mit speziellen Bookmarks in Safari und Firefox kann man einfach angezeigte Seiten bei delicious eintragen.

Was fehlt noch?

Aktuell fehlt mir eigentlich nur noch eine Lösung zur Replikation meiner RSS-Feeds (und des aktuellen Standes des Lesens dieser Feeds). Ich nutze lokal Vienna als Feedreader. Eine einfache Lösung wäre es, die Konfiguration (und Feedliste) von Vienna in einem Dropbox-Verzeichnis zu speichern und so zwischen Rechner auszutauschen. Allerdings erlaubt Vienna kein einfaches Ändern des Verzeichnisses in dem die Daten gespeichert sind.

Collaboration

Einige der für mich selbst genutzten Dienste kann man auch für einfache Collaboration im Team nutzen:

• Dropbox erlaubt das Freigeben von Dateien für den öffentlichen Zugriff und das Definieren von zusätzlichen Zugriffsrechten auf Verzeichnisse
• Delicious erlaubt das Austauschen von Bookmarks im Team und natürlich das Informiert-Bleiben über Bookmarks, die andere Teammitglieder speichern

Aber es wird noch mehr, einfacher zu bedienendes gebraucht für die Unterstützung von Teamarbeit … Hier eine unvollständige Liste dazu, was ich mir in diesem Zusammenhang angesehen habe bzw. einsetze.

Dateien

In den Projekten und Unterorganisationen, in denen ich aktiv bin, werden unter anderem folgende Lösungen für den gemeinsamen Dateiaustausch eingesetzt:

• Windows Shared File System (CIFS)
• Basic Support for Collaborative Work (BSCW)
• Alfresco
• Subversion Versionsmanager
• …

Die Dateien in all diesen Lösungen würde ich gerne für die Offline-Nutzung auf meine Rechner kopieren, dort transparent ändern können und Änderungen möglichst transparent wieder auf die Dienste zurückspiegeln. Das klappt leider meist nur unvollständig.

Für alle Dateisysteme, die ich auf meinem Mac lokal mounten kann (das gilt eigentlich für alle oben genannten), nutze ich aktuell das Werkzeug Unison um die Dateien offline verfügbar zu machen. Nachdem die Replikation nicht immer ohne Fehler läuft, muss man das Werkzeug leider immer von Hand starten. Da suche ich noch eine bessere Lösung.

Kalender / Kontakte

Hier haben wir viel mit Synchronisation zu und von Google ausprobiert – z.B. mit dem Werkzeug Spanning Sync. Ausserdem haben wir verschiedene Groupware-Tools, z.B. eGroupware ausprobiert. Das war aber alles nicht voll befriedigend. Im Ende sind wir im Team nun doch wieder bei einem Exchange-Server angekommen.

Mehr zu den Diensten, die wir zur Unterstützung von Zusammenarbeit nutzen in einem späteren Post. Kommentare und Anregungen zu den hier aufgeworfenen Herausforderungen sind natürlich immer willkommen – insbesondere eine Lösung für das offline-Verfügbarmachen von gemounteten Verzeichnissen …

Was aber nicht geht ist die Zusammenarbeit – weder als enge Zusammenarbeit, d.h. gemeinsam ein Buch schreiben und die Literatur dazu parallel erfassen – wir haben das mal mit Endnote und Kopien von Datenbanken versucht – geht aber nicht wirklich gut – und schon gar nicht lose Zusammenarbeit, d.h. Information darüber, was Kollegen so lesen, das gemeinsame Erschließen von Literatur zu einem Thema, das Austauschen von Literatur(-referenzen).

Es gibt nun ein paar Web-basierte Lösungen, die beide Ziele integrieren. Die bekanntesten sind CiteULike und Bibsonomy. Ich habe vor zwei Jahren schon mal einen Beitrag zu diesem Thema geschrieben.

Folgender aktueller Open Access Artikel beschreibt verschiedene Dienste etwas näher: http://www.ploscompbiol.org/article/info%3Adoi%2F10.1371%2Fjournal.pcbi.1\
000204

Ich möchte hier aber einen dritten aufstrebenden Dienst vorstellen, mit dem wir gerade einige gute Erfahrungen gemacht haben: mendeley.com.

Was kann Mendeley:

• Desktop-Client, mit dem ich Literatur und Kommentare sowie PDFs erfassen kann und Literaturverzeichnisse für Word etc erstellen kann (also wie Endnote)
• Synchronisation der Daten mit einem zentralen Server – d.h. Zugriff von überall her über Web-Schnittstelle, Synchronisation auf verschiedene Rechner
• Selektive Veröffentlichung der Daten auf der Web-Plattform – z.B. eigenes Literaturverzeichnis oder Readinglisten für alle (unter einer URL zugänglich) – z.B. meine “public
  collection” zu CSCW oder meine Publikationen

• Definition von Gruppen – D.h. Gruppe von Personen kann gemeinsam an einer Sammlung von Referenzen arbeiten und hat Zugriff auf PDFs und Kommentare aller

Wir nutzen Mendeley aktuell z.B. für folgende Szenarien:

1) “Normale/Individuelle Wissenschaftliche Arbeit”:

Erfassung und Verwaltung der Referenzen für die eigene wissenschaftliche Arbeit mit dem Offline-Client.

2) Eigene Veröffentlichungen:

Grundidee:

• Auf Website wird auf öffentliche Liste verwiesen / eingebunden
• D.h. ich muss website nicht mehr pflegen, schiebe nur auf meinem Client eine Veröffentlichung in den Ordner und sie erscheint sofort da wo sie soll

Aktuell geht das mit Mendeley “nur” als öffentliche Literaturliste wie meine “public collection” zu CSCW. Sobald Mendeley RSS/JSON Feeds anbietet (ist angekündigt), dann sind Lösungen möglich wie wir sie aktuell mit Bibsonomy realisieren: Interaktiv durchsuchbare Liste der Veröffentlichungen der Forschungsgruppe CSCM.

3) Projekt

• Einrichten einer “shared group” für Projekt – Teilnehmer direkt einladen
• relevante veröffentlichungen von privater bibliothek direkt da rein kopieren (Drag and Drop)
• damit stehen die (und auch die PDFs) allen zur Verfügung und können von allen annotiert und getagged werden

4) Diplomarbeiten – spezielle Form eines Projektes

Wir nutzen 3) gerade viel in Diplomarbeiten. Zuerst zur schnellen Bereitstellung der Einstiegsliteratur – einfach von Gruppe für Diplomarbeit anlegen, Diplomanden einladen und Literaturreferenzen (mit PDFs) aus eigener Bibliothek in die Gruppe ziehen. Dann kann der
Diplomand seine Literaturverwaltung mit Mendeley machen und über die Gruppe zurückkommunizieren, was er gefunden hat. Damit kann dann auch die von Diplomanden gefundene Literatur einfach in die eigene Literaturliste zurückgeführt werden.

Hat noch jemand andere Nutzungsszenarien ausprobiert / Erfahrungen
mit Werkzeugen zur Literaturverwaltung gesammelt?