Beginnen wir mit Groupware allgemein.

1) Groupware-Dreieck nach Art der Interaktion (nach Teufel 1995) – die drei Ks

• Kommunikation
• Koordination – Unterstützung der Auflösung von Abhängigkeiten (frei nach Malone 1988)
• Kooperation – Gemeinsame Artefakte

2) In der Definition des Feldes Open Research haben wir die drei Dimensionen um eine weitere ergänzt:

• Informationsdistribution
• Kommunikation
• Koordination
• Zusammenarbeit

Grund für die Ergänzung war, dass mit den drei Ks meist direkte Interaktion gemeint ist – es fehlt also eine Möglichkeit zur Zusammenarbeit / zum Austausch durch indirekte Interaktion – und dafür wurde dann “Informationsdistribution” eingeführt. Natürlich kann man das auch als Kommunikation oder gar als (sehr lose gekoppelte) Zusammenarbeit auf einem gemeinsamen Informationsraum sehen.

3) Social Software-Dreieck

• Inhalte – auch Arbeit an gemeinsamen – aber eher jeder trägt unabhängig etwas zu Inhalten bei
• Kommunikation
• Identität

Hier vereinigen sich also Informationsdistribution, Koordination und Zusammenarbeit zu “Inhalten” und es wird die Identität (also die Selbstdarstellung) ergänzt – dem Fokus auf die Personen in erfolgreicher Zusammenarbeit folgend.

Während die drei Kategorisierungen helfen zu sehen, was möglich bzw. wichtig ist, helfen sie oft nicht besonders dabei konkrete Werkzeuge einzuordnen / auszuwählen. Das zeigt sich auch in der Darstellung: zumindest die dreier-Klassifizierungen werden meist als Dreieck mit jeweils einer Ausprägung pro Ecke dargestellt – Werkzeuge werden dann irgendwo im Dreieck platziert. Um eine konkretere Einordnung zu erlauben wurden verschiedene funktionale Klassifikationen für Groupware vorgestellt, z.B. von (Borghoff und Schlichter 2000). Ein Beispiel einer solchen Klassifikation ist die von (Gross und Koch 2008):

4) Funktionale Klassifikation für Groupware (Gross und Koch 2008):

• Awarenessunterstützung
• Kommunikationsunterstützung
• Koordinationsunterstützung
• Teamunterstützung – Fokus auf gemeinsame Informationsräume und Dokumente (Gruppeneditoren) (direkte Kommunikation)
• Communityunterstützung – Fokus auf Finden von Personen und Information (indirekte Kommunikation)

5) Ich selber verwende in meiner CSCW-Vorlesung aktuell zusätzlich noch folgende Klassifizierung für den Bereich von Groupware bis hin zu Social Software

• E-Mail + Gruppenkalender
• Teamräume – Dokumente sind nur Black Box
• Gemeinsame Informationsräume, Gruppeneditoren – Auch Delicious, YouTube, Wikipedia etc.
• Kommunikationsorientierte gem. Informationsräume / Kommunikationsräume – Foren, Mailinglisten + Archiv, Blogs (Mehrzahl!)
• Awarenessdienste / Social Networking Services – Fließender Übergang von kommunikationsorientierten gemeinsamen Informationsräumen (z.B. Microblogging)
• Synchrone Kommunikationsdienste (Text/Audio/Videokonferenzen)
• Meeting-Support / Group-Decission-Support (GDSS)
• Koordinationsdienste – Gruppenkalender et al., Umlaufmappen, Workflow, …

Interessante Aussagen/Zitate

• Neue Führung/Kultur etc. braucht (neuen) “Kommunikationsraum”
• Realisierung: SAP-Portal mit allen ERP-Plattformen, Intranets, BI und Collaborationsfunktion
• Historie: Haben vor 2006 ShareNet (Siemens) genutzt, 2006 wurde dann zwischen SAP, IBM und MS entschieden – für die IBM
• Lösung: Groupware (Mail, Kalender), Sametime, Quickr, Connections, OmniFind, T-Rex – dabei wird von Connections wirklich alles genutzt (Activities, Profiles, Blogs)
• Nutzen von Activities war dem Projektteam anfangs nicht klar – die Lead-User haben den Service aber sofort als “genau das brauchen wir” angenommen und eingesetzt
• Wichtig sind nicht einzelne Produkte, sondern die Integration
• Nutzung produktiv durch 9.000 Mitarbeiter
• Kommentar zur bisherigen Wiki-Funktionalität: Der Rich-Text-Editor ist zwar nützlich zum Kennenlernen aber nicht zum Produktiveinsatz – Connections 2.5 soll hier Besserung bringen
• Der Rollout fand weltweit ohne Schulung statt – stattdessen berichten Benutzer in Webcasts darüber, wie sie die Plattform einsetzen
• Kommentar zu E-Mail vs. IM: E-Mail ist wegen der Archivierung (verpflichtend) etc. teuer. “IM ist cash”

Angeregt durch die angesprochene Diskussion bin ich mal in mich gegangen und habe aufgestellt, was ich schon alles zum Thema Erfolgsindikatoren für Enterprise 2.0-Einführungen gesehen/gelesen habe – vielleicht ist das ja für den ein oder anderen von Interesse …

• Änderung in Kommunikationsverhalten (weniger E-Mails, weniger CC-E-Mails, weniger For-Your-Interest-Mails, …)
• Menge an gesammelten Material (Anzahl Blogposts, Wiki-Seiten)
• Aktivität der Mitarbeiter / Grad der Beteiligung (wie viele tragen aktiv was bei)
• Grad der Beiteiligung (Anzahl Leute) an einzelnen Dokumenten / Entscheidungen
• Vernetzung der Mitarbeiter / Anzahl der Kommunikationspartner
• allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit (in verschiedenen Kriterien, Balanced Scorecard)

Fehlt noch was?

Btw: Gibt es eigentlich schon irgendwo eine Enterprise 2.0 Balanced Scrorecard? Bei meinen spontanen Google-Recherchen bin ich nur auf die Arbeiten zu Nutzenbewertung bei Corporate Blogs gestossen.

Auf dem Blog von Namics finden sich immer wieder interessante Berichte rund um deren Beratungs- und Umsetzungsgeschäft. So auch heute wieder mit dem Post “Erfolgsfaktoren für Intranet-Wikis in Unternehmen”.

Erfolgsfaktoren für kollaborative Intranets:

1. Kein Mikro-Management aber Spielregeln
2. Transparenz aktiv fördern
3. Konfliktlösung nicht im selben Medium
4. Ergebnis immer über Hierarchie stellen
5. Kulturwandel vorleben
6. Verschiedene Rollen, gleich wertgeschätzt
7. The Importance of Having Users

Im Blog-Post wird auch auf eine ausführlicher Präsentation zum Thema verwiesen.

Der erste spannende Vortrag war von Andreas Neus, Universität Karlsruhe/IBM zu “Service Innovation”. Dienstleistungen sind ja ein immer wichtigeres Thema heute nachdem über das Internet nun auch Dienstleistungen über Entfernungen erbracht werden können. In diesem Zusammenhang fand ich den Vergleich ganz spannend, dass Deutschland zwar Exportweltmeister ist (und die USA auf der Liste ziemlich weit hinten sind) – bei Dienstleistungsexporten sich die Liste aber umdreht (USA ganz vorne, D ganz hinten) … Zusammen mit der Aussage, dass inzwischen sogar klassische Maschinenbauunternehmen immer mehr (teilweise über 50%) ihrer Umsätze mit Dienstleistungen erzielen, sollte das wirklich zu Denken geben.

In seiner Präsentation hat Andreas Neus dann auch recht schön Richtung Enterprise 2.0 gearbeitet (ohne das Wort oder auch nur Web 2.0 jemals zu erwähnen) – mit der Aussage, dass zur Ermöglichung von Innovation (allgemein und speziell im Dienstleistungssektor) mehr Flexibilität und ein Umdenken in Unternehmen notwendig ist.

Hier noch ein paar interessante Zitate/Aussagen:

• Vergleich (Linien-)Organisation in heutigen Unternehmen mit Organisation in Römischen Legionen – nicht viel Unterschied …
• Vergleich Schach vs. Go – das eine ein sehr strukturiertes, hierarchisches Spiel, beim anderen nur ein Typ von Spielsteinen, deren Wert von ihrer Stellung abhängt
• “if everything seems under control, your’re not moving fast enough”

Phillipp Königs hat dann den “Web 2.0″-Reigen eröffnet mit einer Präsentation zu “Web 2.0 und die Rolle des technischen Managers”. Ein paar für mich aufschreibenswerte Aussagen/Zitate aus der Präsentation:

• Es geht kein Weg daran vorbei, dass jeder Nutzer den Wert (der Web 2.0 Tools) für sich persönlich erkennt.
• “It’s all about connecting the dots” -> das ist warum RSS so wichtig ist
• “Anything that is in the world when you’re born is normal and ordinary and is just a natural part of the way the world works. Anything that’s invented between when you’re fifteen and thirty-five is new and exciting and revolutionary and you can probably get a career in it. Anything invented after you’re thirty-five is against the natural order of things.” (Douglas Adams, Hitchhikers Guide to the Galaxy)

Nachdem Herr Königs so sehr auf der Möglichkeit der Substitution von E-Mail durch das “viel bessere” RSS herumgeritten ist, konnte ich es mir nicht verkneifen zu Fragen ob, RSS die E-Mail-Misere wirklich beenden kann – oder nur einen E-Mail-Overload mit einem Feed-Overload ersetzt oder ergänzt. Und endlich mal eine (meiner Meinung nach) kompetente und realistische Antwort: RSS ist nur eine Brücke/Krücke zu etwas anderem, das dann wirklich gut ist – irgendwas mit Empfehlungen, Ratings und Sozialen Netzwerken. Es gab auch eine Nachfrage zur Medienwahlproblematik bei der Nutzung von Social Software. Hier fiel die Antwort aber nicht so gut aus.

Stefan Lieschke von IBM gab schließlich noch einen “Web 2.0 Update” – neben allgemeinem zu Social Softwar mit einem Fokus auf Mashups. Hier wiederholte sich natürlich einiges. Was mir aufschreibenswert erschien:

• “Wenn die Schichtleiter bloggen”, FAZ online vom 16.10.2008 – ein spannender Bericht über den (ungeplanten) Einsatz von Blogs in Unternehmen
• Im bekannten Long-Tail-Bild ist der linke Bereich die Domäne geplanter Portal-Lösungen im Unternehmen – der Long-Tail rechts aber die Domäne von Mashups. Das IBM Mashup Center bietet dazu eine interessante Möglichkeit Datenquellen zur Verfügung zu stellen, zu bewerten, zu kombinieren etc.
• Eine Empfehlung für einen Überblick/Einstieg zu Mashups: http://www.youtube.com/watch?v=3kDnbhKb2ow

Abgerundet wurde die Veranstaltung schließlich mit einem Vortrag von Ulrich Walter, Astronaut auf der D2-Mission, zur Relativitätstheorie und deren Einfluss auf das, was bei Raumfahrt möglich ist und was nicht.

Kurzkommentar nach dem Lesen: Endlich mal (wieder) ein gutes Buch zum Thema Enterprise 2.0.

Aber jetzt noch ein paar mehr Details.

Das Buch ist sehr flüssig zu lesen und mit vielen Beispielen (Fallstudien) durchsetzt. Dabei merkt man, dass die Autoren Praktiker sind und wohl schon das eine oder andere Einführungsprojekt durchgezogen haben.

So behandeln die Autoren nicht nur die technischen Konzepte und Anwendungsklassen, sondern gehen auch auf Aspekte wie ROI (mit einer sehr schönen Fallstudie) und Management von Enterprise 2.0 ein.

Im Abschnitt “Implementing Enterprise 2.0 Technologies” verfolgen die Autoren eine sehr interessante Gliederung:

• Enabling Discovery
• Implementing Signals and Syndication
• Implementing Wikis
• Implementing Blogs
• Building Mashup Capabilities
• Rich Internet Applications
• Implementing Social Networking

Spannend finde ich dabei vor allem den ersten Punkt (Enabling Discovery). Die Autoren argumentieren dabei, dass grundlegend für den Erfolg von E2.0-Anwendung/Konzepten die Möglichkeit Inhalte einfach (eventuell auch ungeplant) finden zu können ist. Sie geben dazu auch ein paar einfache Einstiegsaktivitäten an:

• Phase 1: Install Search Engine, Index Internal HTML Documents, Index File Share
• Phase 2: Customize Search UI, Integrate Social Bookmarks, Incorporate Social Statistics, Evangelize to Other Departments

Vor allem fand ich interessant, dass das Microblogging mit einer “Facebook-like”-Social-Networking-Plattform verknüpft wurde.

Doch ich frage mich, ob es wirklich um Microblogging im Sinne von “Ich sag auch wie ich mich gerade fühle” geht oder mehr um das Mitteilen von Neuigkeiten / Aufmerksammachen auf Neuigkeiten – also eher Awareness-Feeds in Blog-Form. Letzteres ist meiner Meinung nach sehr sinnvoll in Unternehmen – Mitteilungen über neue Projekte, Schulungen, die man besucht hat, Kundenkontakte, die man gehabt hat/haben wird.

Der Begriff “Microblogging ala Twitter” für den Unternehmenseinsatz ist meiner Meinung nach negativ belegt. Ausserdem erfinden wir damit einen neuen Begriff für die Awareness-Feeds, die es auf Social-Networking-Plattformen eh schon gibt.

Wir werden übrigens bis Jahresende eine “solche Plattform” (SNS mit Awareness-Feeds) für unsere Universität bereitstellen. Sowohl für die Kommunikation nach innen (zu Kollegen) als auch nach aussen (was für tolle Forschung wir machen ;-)). Da ist glaube ich großes Potential.

Kay Knoche von Oracle berichtete über die Anforderungen an Wissensmanagement bei Oracle – sehr getrieben von den vielen Firmen-Aquisen, die Oracle betreibt. Die interessanteste Aussage war meiner Meinung nach:

• “Unstrukturierte Information bleiben unverwaltet” – “stellen aber 80% aller Information dar” …

Das ist schlecht … Oracle hat in dem Bereich schon ein paar technische Lösungen um Datenbanken mit unstrukturierten Dokumenten und Wikis zu verknüpfen (bzw. diese Information bei der Darstellung von Suchergebnissen zu verknüpfen).

Die Herren Sins und Stützel von der Fraport AG berichteten über die Einführung ihres Unternehmenswikis “SkyWiki”. Hier ein paar interessante Aussagen/Gedanken aus dem Beitrag:

• Neben dem Wiki haben sie auch eine “Goldene Seiten”-Lösung eingeführt (quasi Yellow Pages) – Motivation dazu war, dass immer mehr Fraport-Experten sich nur/hauptsächlich über Xing gefunden haben/vernetzen
• Technisch wurde beim Wiki zuerst TWiki ausprobiert, das ganze dann aber mit MediaWiki umgesetzt; zu machen war dabei vor allem: neues Skin, Hilfeseiten
• Jetzt soll von MediaWiki auf Confluence gewechselt werden. Gründe dafür sind:
  • einfachere Verwaltung verschiedener Wiki-Instanzen
  • besseres/mächtigeres Rechtekonzept
  • WYSIWYG-Editor verfügbar (bisher wird mit dem einfachen MediaWiki-Editor gearbeitet)
• Es wurde sehr viel Werbung gemacht und wird auch kontinuierlich weiter gemacht – u.a. werden neue Azubis immer explizit mit dem Wiki bekannt gemacht
• Das “Wiki-Board” trifft sich einmal die Woche (Montags) und kümmert sich auch operativ um “Gardening”-Aufgaben

Josef Hofer-Alfais berichtete über das Wissenmanagement / die Unterstützung der elektronischen Kooperation beim WIMIP (Industrie-Arbeitskreis Wissensmanagement in der Praxis)

• Mitglieder-Management und -Vernetzung mit Xing (Mitgliederliste, Foren)
• Sharepoint (Teambereiche, Blogs, Umfragen und Abstimmungen, …)

Wie vorher schon eine unvollständige, ausschnittsweise Wiedergabe von Zitaten und Gedanken dazu.

Karl-Josef Arenz (itelligence AG) und Ina Finke (FhG IPK) berichten über Aktivitäten zur Einführung/Verbesserung des Wissensmanagement bei intelligence. Interessant daran fand ich vor allem den Fragebogen, den sie am Anfang des Projektes für die Mitarbeiter rausgegeben haben. Ziel war dabei sowohl etwas herauszufinden als auch eine Awareness bei den Mitarbeitern zu schaffen. Dabei wurde u.a. gefragt, welches Wissen/Fähigkeiten für die Arbeit gebraucht werden, in wie weit dieses Wissen vorhanden ist, und in welcher Form (Dokumente, Köpfe, …) es vorliegt.

Markus Hainzel und Sabina Erni von PwC Schweiz berichteten über die Yellow Pages Lösung, die bei PwC Schweiz 2008 realisiert wurde.

• Ziel war die Bereitstellung einer Wissenslandkarte
• Beobachtung: Viele Mitarbeiter sind bei Xing registriert und suchen/finden sich darüber
• Mit Firma finebrain AG aus Basel wurde eine spezielle YP-Lösung für PwC Schweiz (etwa 2500 Mitarbeiter) geschaffen
• Profile können selbst gepflegt werden
• Für Expertisen/Attribute ist eine Taxonomie vorgegeben, Freitexteingaben sind möglich
• Es gibt eine schöne graphische Darstellung (als bipartiter Graph – Expertisen und Personen)
• Gute Diskussion zu den vier Generationen, die es im Unternehmen gibt (und deren Auswirkung auf die Einführung/den Erfolg einer solchen Lösung): Traditionalisten, Boomers, Y-Generation, X-Generation (sehr schöne Folie mit den unterschiedlichen Charakteristika)

Markus Rieger und Kollege von Hyve trugen zu “Wissens- und Ideenmanagement im Zeitalter des Web 2.0″ vor. Hauptteil der Präsentation waren einige interessante Beispiele von externen Ideenwettbewerben mit der IdeaNet-Plattform. Davor hat Herr Rieger noch ein paar “Basics” dazu ausgeführt, wo/wie Web 2.0 Technologien für Ideenmanagement eingesetzt werden können:

Allgemeine Vorteile/Möglichkeiten:

• Wiki-Prinzip
• Vernetzung
• Bewertung
• Look and Feel

Konkrete Funktionen (die damit umgesetzt werden können):

• Kollaborative Ideengenerierung
• Ideen-Exploration (Verlinkung von Ideen, Verlinkung mit Personen, Tag-Cloud, …)
• Bewertungsstrategien
• Community-Funktionen (komplettes Spektrum von SNS – von Awareness-Feeds bis zu direkter Kommunikation)

Zuerst eine allgemeine Feststellung vorne weg: Die KnowTech findet schon seit einigen Jahren statt – Wenn man sich das Programm von diesem Jahr anschaut, dann findet man bei fast jedem zweiten Vortrag irgendwo das “2.0″ – es zeigt sich also deutlich, dass das Web 2.0 / Enterprise 2.0 das Wissensmanagement erreicht oder ersetzt hat. So sind auch alle “Big-Player” aus dem Enterprise 2.0 und Innovations-Umfeld hier: IBM, CoreMedia, Hyve (;-)), … Auch die Zahl der Besucher/Teilnehmer ist dieses Jahr mit 500 höher als jemals zuvor.

Bernhard Beck, EnBW

• Keynote mit dem Titel “Wissen macht glücklich” (kein “2.0″!!!!)
• “Entscheidungen sind hierarchiebezogen” aber “Wissen ist hierarchielos” … das stellt eine Herausforderung dar

Said Zahedani, Microsoft

• Berichtete über Social Computing (=Web 2.0 im Unternehmen nach aussen und nach innen – letzteres aka Enterprise 2.0)
• Insbesondere ist er auf den Zusammenhang zwischen Social Computing und “The Cloud” eingegangen
• und hat ein neues Produkt von Microsoft vorgestellt: Live Mesch (www.mesch.com) – Ein sehr spannender Dienst, mit dem man quasi transparent von verschiedenen Geräten aus auf “die Cloud” zugreifen kann und damit Daten austauschen kann

Markus Bentele (Rheinmetall AG) und Frank Swatzke (IBM)

• Titel der Präsentation: “Collaboration 2.0″ – Unified Communications and Collaboration (UC2)
• Ein schönes Beispiel: Kevin (8 Jahre alt) ist schon ein großer Computer-Spezialist und Web 2.0-Nutzer – und experimentiert da sehr viel – und hat auch schon versehentlich die Festplatte des Vaters gelöscht – Damit müssen (laut Herrn Swatzke) auch Unternehmen umgehen lernen – mit dem “Ups ich habe die Festplatte gelöscht …”
• Beispielprojekt bei Rheinmetall
• Lotus Sametime, Lotus Quickr, Lotus Connections (1.0), OmniFind, Integration von allem mit verschiedenen Groupware (Mail/Kalender)-Lösungen innerhalb des SAP-Intranet-Portals
• Vier Generationen müssen wertschöpfend zusammenarbeiten / zusammen eingesetzt werden können: Papier, E-Mail, Foren, Blogs/Wikis

Soweit die Keynotes (die mir berichtenswert erschienen).

Suw Charman-Anderson hat im Guardian einen sehr interessanten Übersichtsbeitrag zur E-Mail-Nutzung veröffentlicht.

Interessant ist zum Beispiel:

(…) It had been assumed that email doesn’t cause interruptions because the recipient chooses when to check for and respond to email. But Jackson found that people tend to respond to email as it arrives, taking an average of only one minute and 44 seconds to act upon a new email notification; 70% of alerts got a reaction within six seconds. That’s faster than letting the phone ring three times. (…)

Nur gut, dass mein Mail-Client nur alle viertel Stunde beim Server nachfragt ob was Neues da ist ;-)

Bezüglich einer Verbesserung der Situation durch Blogs/Wikis/RSS frage ich mich allerdings ob wir hier nicht den Teufel mit dem Belzebub austreiben – So bieten beispielsweise einige in E-Mail-Clients integrierte RSS-Reader an, neue Einträge in RSS-Feeds in der Inbox darzustellen … Genauso wie bei E-Mail ist also bei der Nutzung anderer Notifikationsmechanismen eine gewisse Selbstdisziplin gefragt.

Ein paar Ideen aus / Gedanken zum Vortrag von J. P. Rangaswami von British Telecom:

• Nicht nur über die Kosten der Erstellung nachdenken, sondern auch über die Kosten der Pflege bzw. wie der Referenz sich ausdrückt: “repair” (transmission costs, reproduction costs, …) – das kann auch ein gutes Argument für einen Umstieg sein (Senkung der Pflege/repair-Kosten)
• Kürzeste Definition/Charakterisierung für Web 2.0: “Read/Write ability at the edge”
• Unterschied zwischen (grossen) Unternehmen und Freiberuflern wird kleiner (bzw. Vorteile großer Unternehmen werden kleiner) in der Internet-basierten globalisierten Welt
• Er hat ein sehr schönes Dokument aus den 1930ern gezeigt, in dem beschrieben war, wie man als Mitarbeiter eines Unternehmens das Unternehmen sabotieren kann (als Anleitung für Spione/Saboteure) – und darauf hingewiesen, dass vielen der Vorschläge aus diesem Dokument heute in Unternehmen an der Tagesordnung/”Best Practices” sind – und dass die neue Einstellung (Web 2.0) helfen kann und wird das zu ändern – hier das Dokument in seinem Blog
• Zum Einsatz von Open Source (Software): Wenn die Aufgabe generisch ist, dann ist es eine gute Wahl, wenn nicht (also Problem spezifisch für Domäne oder Unternehmen), dann ist es besser sich im kommerziellen Umfeld umzusehen (einfache Überlegung: Motivation – die Open Source Community hat selten Motivation sich um Probleme kleiner Untergruppen zu kümmern)

Ein Bericht dazu auch von Suw Charman-Anderson sowie ein Bericht dazu in June Brenners Blog.

Als nächstes berichtete Alexander Warta von Bosch zu deren Wiki-Einführung. Hier ein paar ungeordnete Gedanken zu und aus der Präsentation:

• Confluence Wiki im SAP NetWeaver Portal
• Juni 2008: 505 Wikis, 17.554 Seiten, 33.728 registrierte Benutzer
• Nutzungsvarianten für das Wiki
  • Plattform, um gemeinsames Verständnis für neue Themen zu entwickeln, eine gemeinsame Sprache zu finden
  • Plattform für internationalen Erfahrungsaustausch von Experten
  • Bereitstellung und Weiterentwicklung von Schulungsunterlagen
  • Fehlerverfolgung von angewandter Software
  • FAQs / Glossare
  • Expert Debriefing
  • Kulturelle Autauschplattform für Mitarbeiter-Auslandseinsätze
  • Personal Information Management – elektronisches Notizbuch
• Problem: Nutzung eines Wikis als DMS-light (wenn es zu einfach ist (nicht-Bild-)Anhänge hoch zu laden)

Das Form begann mit einer Präsentation von Suw Charman-Anderson – vielleicht dem einen oder anderen von ihrem genialen Beitrag “Mollys geheimes Tagebuch” im Buch “Enterprise 2.0 – Die Kunst loszulassen” bekannt – eine sehr schöne Darstellung der Herausforderungen bei der Einführung von Wikis in Unternehmen – in einer ganz unüblichen Form …

Ein paar Gedanken aus Suws Präsentation:

• Schwierigkeit mit Social Media: It is elective software – people do not have to use it – it is replacing other forms – people can easily choose not to use it – so one has to think in some details of how to introduce social media in the enterprise
• Die Einführung ist also immer dann schwierig wenn die Nutzer eine Wahl haben
• Netter Vergleich: Einführung von Social Software wie das Trainieren einer Katze – man braucht Geduld, die richtigen Methoden und muss die Welt aus der Sicht der Katze sehen …
• Wichtig: Nicht die Welt verbessern sondern darüber nachdenken “how to help people getting their jobs done”
• Barrieren
  • fear of humilitation
  • disconfort with the written word
  • need explcit permission
  • don’t trust the tools (“people are all scared deleting the Internet / Intranet …”)
  • don’t see the point

Es folgten viele gute Tipps und Vorschläge, wie man die Probleme konkret angehen kann.
U.a. zu Training:

• informal
• focused on user’s direct needs – “people are not keen on reading manuals”, training based around the tasks people are doing not around how the software is created
• face-to-face (short, practical sessions)
• online (visual, textual)

… und zu Support:

• ad hoc – when users need it
• syncronous (IM, chat, phone)
• asynchronous (wiki, blog, screencasts, video)
• decentralised and self-supporting

Insgesamt also eine klasse Einführung.

Über die anderen Vorträge in weiteren Beiträgen hier – oder in anderen Blogs, die über die Veranstaltung berichten, z.B. June Brenners Blog – hier der Einstiegsbeitrag zum Forum.

Update: Andere Berichte zum Forum

• Suws blog
• Frogpond
• Bilder auf Flickr

Mal abgesehen davon, dass ihm damit insgesamt eine gut strukturierte Enterprise 2.0-Fallstudie gelungen ist (ich habe sie deshalb natürlich auch gleich in unsere Fallstudiensammlung aufgenommen), beinhaltet der Text gleich ein paar Aussagen, die zur Diskussion anregen – Hier ein paar Kommentare und Zitate dazu:

Ein Vorteil der Nutzung eines offenen SNS sei “our employees can easily get involved in pushing it out to their Facebook friends, if they want to.” – D.h. die Firmenangehörigen können sehr leicht für die Firma werben und werden so viel leichter zu Fürsprechern der Firma.

“it’s quite addictive for those of us who use it often”

Konzept zur Einführung: “take an hour off of your day on Firday toupdate your profile” – und das organisiert für die ganze Firma (850 Angestellte in 18 Ländern). Am ersten “Facebook Friday” schaffte es Serena innerhalb von 24 Stunden Profile von über 50% der Mitarbeiter zu bekommen.

Im Zusammenhang mit Motivation sind auch die Beispiele interessant, in denen Mitarbeiter, die bisher noch nicht in offenen SNS aktiv waren, durch das Firmen-getriebene Engagement auch private Nutzungsmöglichkeiten gefunden haben:

One person just told me yesterday how excited he was to have found a childhood friend on Facebook who now lives in Turkey. He is planning to visit his friend on his next vacation. Other employees have been pleasantly surprised at how it helps them interact with their children better. Our Head of HR in Europe uses Facebook to communicate with her daughter.

Insgesamt also sehr lesenswert …

Gunter Dueck schildert ausführlich, was Auslöser der Projektes waren, und geht auf das Vorgehen und Erfolgsfaktoren ein.

Besonders interessant finde ich seine beiden Listen von Fragen, die man provoziert, wenn man sich an Management bzw. Technik wendet mit dem Plan für ein solches Projekt – und die als Grund dafür gesehen werden können gerade dieses nicht zu machen (das Nachfragen bei Management bzw. Technik)!

Es ist also zu unterscheiden zwischen “Hierarchien”/”Rollen” und (komplexen) “Strukturen”.

Unter Hierarchien und Rollen verstehe ich, dass es eine klare Unterscheidung zwischen Benutzergruppen gibt – z.B. hinsichtlich wer Inhalte beitragen darf/soll, wer kommentieren darf/soll etc. Und das sollte den Ideen der “Partizipation” folgend bei Social Software auch im Unternehmen natürlich nicht der Fall sein.

(Spezielle und komplexe) Strukturen kann und wird es in Social Software vor allem im Unternehmen aber sicher geben. Bei Enterprise 2.0 auf jeden Fall mehr als bei der privaten/öffentlichen Anwendung von Social Software. Dies sieht man sehr deutlich an Wikis. So ist beim immer wieder genannten Beispiel der “Wikipedia” kaum Struktur zu finden – mal abgesehen von der Aufteilung der Inhalte auf einzelne mit Namen/Begriffen bezeichneten Seiten – der Idee einer Enzyklopädie folgend. Bei Unternehmens- und Projektwikis finden sich aber viel mehr unterschiedliche Inhaltstypen, Unterstrukturen und auch Typen von Links und Beziehungen. Und das ist eine der Hauptherausforderungen beim Betrieb dieser Werkzeuge. Denn bei den komplexeren Strukturen ist die Frage, wo man Inhalte ablegen oder suchen soll plötzlich nicht mehr so einfach zu beantworten wie bei der Wikipedia. Das führt dazu, dass die Qualität der Struktur der Wikis langsam schlechter wird. Zu einer Wiederherstellung der Qualität wird häufig empfohlen sogenannte “Gardner” einzuführen, die für “Ordnung” im Wiki sorgen. Ähnliches findet sich bei Social Networking Services und anderen Typen von Social Software (im Unternehmen).

Die “Definition” selbst ist schnell wiedergegeben:

“Enterprise 2.0 ist die Nutzung von Social-Software-Plattformen innerhalb oder zwischen Unternehmen und ihren Partnern oder Kunden.” (S. 18)

Hier also keine Überraschungen ;-)

Interessant und lesenswert ist der Beitrag vor allem wegen der weiteren Diskussionspunkte, die er aufbringt (auch hier natürlich nichts wirklich neues – aufmerksame Leser des Blogs von Andrew McAfee haben alles schon mal gelesen – hier aber auf Deutsch und schön zusammengefasst).

“It’s Not Not About the Technology”

Das finde ich z.B. einen interessanten Punkt. McAfee führt dazu aus, dass natürlich richtig ist, dass es bei Enterprise 2.0 nicht “ausschließlich” um die Technologie geht, aber es ist auch richtig, dass die Details der Technologie nicht komplett ignoriert werden können.

“Weak Ties” und das “Enterprise 2.0 Bullseye”

McAffee geht in seinem Beitrag als wichtige theoretische Grundlage von Social Software auf Granovetters Beitrag “The Strength of Weak Ties” und die Ideen dahinter ein. Dabei fasst er die Grundideen Grannovetters meiner Meinung nach sehr gut zusammen:

“Insgesamt lässt sich aus Granovetters Artikel das Fazit ziehen, dass starke Beziehungen wahrscheinlich nicht als Brücken zwischen Netzwerken dienen werden, während schwache Beziehungen dagegen gute Brücken darstellen. Brücken helfen, Probleme zu lösen, Informationen zu sammeln und unbekannte Ideen aufzugreifen. Sie helfen, die Arbeit schneller und besser zu erledigen.” (S. 25)

Mit “Weak Ties” hat auch McAfees Enterprise 2.0 Bullseye zu tun. Grundaussage der Abbildung ist, dass es vier Gruppen von Personen gibt, mit denen ein Wissensarbeiter zu tun hat, unterteilt und geordnet nach der relativen Intensität der Beziehung:

• starke Beziehung (strong ties)
• schwache Beziehung
• potentielle Beziehung
• keine Beziehung

Diesen Gruppen lassen sich Technologien/Werkzeuge zuordnen:

• starke Beziehung: Wikis, Gruppeneditoren
• schwache Beziehung: Social Networking Services
• potentielle Beziehung: Blogoshpere mit Fokus auf Suchmöglichkeiten und Signaling
• keine Beziehung: “kollektive Intelligenz”

Interessante Gedanken …

Btw: Auch Frank Hamm hat schon kurz über das Buch geschrieben – und ich muss zustimmen – neben dem Beitrag von Andrew McAfee ist der Beitrag “Mollys geheimes Tagebuch oder Bekenntnisse eines Anfängers über soziale Software” von Suw Charman-Anderson das Lesenswerteste, das ich bisher über Enterprise 2.0 gefunden habe … aber mehr sei hier nicht darüber verraten … selber lesen!

“Anticipative Awareness in a Groupware System”, Wolfgang Prinz, Elke Hinrichs, Irina Kireyev

Wolfgang Prinz vom Fraunhofer Institut Angewandte Informationstechnik beginnt mit einem Bericht über verschiedene Awareness Features (am Beispiel von BSCW) – mit diesen Features kann man sehen, was konkret passiert ist. Es ist heute aber nicht möglich zu spezifizieren, was passieren sollte – und einen Hinweis zu erhalten, wenn das nicht passiert (z.B. Studenten, die ein Papier nicht gelesen haben; Projektpartner, die ein Dokument nicht hochgeladen haben …): “Awareness about things that did no happen”

Dies wurde in Form von “Expectations” in BSCW eingebaut – Zu Expectations können Participants (Individuen, Gruppen, Rollen), Activities und Artifacts zugeordnet werden.

Interessant: Es ist möglich eigene Expectations für andere Sichtbar zu machen; ein anderes Feature: E-Mail an alle, die eine Expectation erfüllt bzw. nicht erfüllt haben.

“The Wiki as an Integrative Tool in Project Work”, Birgit Rognebakke Krogstie

In diesem Beitrag wurde über die Nutzung von Wikis in Software-Engineering-Projekten berichtet.

Ein paar interessante Erkenntnisse aus der Beobachtung:

• Wikis wurden hauptsächlich für “Integration” genutzt
  • Integration zwischen sozialen und zielorientierten Aktivitäten
  • Integration zwischen Information im Team und ausserhalb des Teams
  • Integration zwischen verschiedenen Artefakten
• Wikis dienten verschiedenen Zielen
  • “knowledge repository”
  • “stage”
  • “coordination mechanism”
  • “shared workspace”
• Wikis wurde nicht für soziale Interaktion genutzt – also eigentlich keine “Social Software” – aber das lag wohl auch daran, dass die Teams nicht verteilt waren – Für soziale Interaktion wurden genutzt IM, F2F, …

“Proliferation in Enterprise Wikis”, Hans-Jörg Happel

Herr Happel vom FZI in Karlsruhe berichtete über Erkenntnisse aus der Untersuchung der Nutzung von Wikis in Unternehmen. Seine Forschungsfrage war: “What problems occur when enterprise wikis grow and how are they adressed?”.

Zuerst verglich er Enterprise Wikis mit Wikipedia:

• Wikipedia: klare Struktur (Lexikon), klare Namens- und Linkkonventionen, grosse Benutzerbasis
• Enterprise Wikis: keine so klare Struktur, teilweise hierarchische (Unter-)Strukturen, Frage: “where to put what?”, kleine Benutzerbasis

Wegen dieser Unterschiede finden sich in Unternehmenswikis auch andere Probleme als in Wikipedia. So scheint das Hauptproblem “profileration” (wegen des Wachstums) zu sein. Also eine schwindende Qualität der Struktur, ein schwieriger werden des Findens von Inhalten oder von Seiten auf denen Inhalte aufgenommen werden sollten.

Lösung dazu scheint “gardening” zu sein – Zusätzlich werden als Lösung auch vorbeugende Massnahmen angegeben:

• “employee training”
• “quality standards, rules”
• “tagging, categorization”
• “use of templates”

Nun hat Socialtext angekündigt, dass sie das Wiki zu einer Enteprise 2.0 Plattform für das Intranet ausbauen werden – speziell durch die Erweiterung um eine Dashboard-Komponente und um eine People-Komponente – also eine Social Networking Services (SNS) Komponente!

Damit gibt es neben dem Platzhirschen IBM Lotus Connections eine weitere sehr ernst zu nehmende Plattform zu Realisierung von internen SNS. Ich bin gespannt, ob Socialtext People schneller Fuss fassen kann als Connections.

via Transparent Office

Link: sevenload.com

Interessant ist, dass Shirky die Nutzung des Web 2.0 an einem einfachen Reifegradmodell festmacht:

• Sharing
• Sharing and Conversation
• (Collaboration – team work)
• Collective Action

Zu allen drei Bereichen liefert Shirky in dem Vortrag schöne Beispiele und weiterführende Aussagen. So finde ich die Feststellung zu “Sharing” interessant, dass man früher erst eine Gruppe gebildet hat und dann angefangen hat in der Gruppe zu tauschen – heute beginnt man zu tauschen und dann bilden sich daraus Gruppen.

Zu allen drei Reifegraden führt Shirky auch an, dass der Austausch besonders erfolgreich ist, wenn dabei ein unmittelbarer persönlicher Nutzen gegeben ist – also wieder das “Zusammenarbeit als Abfallprodukt”.

Zum Abschluss noch ein nettes Zitat aus dem Vortrag

• “social tools aren’t interesting until the technology becomes boring”

In einigen Reviews wird das auch als “The Power of boring technology” wiedergegeben – z.B. hier.

via Basic Thinking und via Schaeferblick