Suw Charman-Anderson hat im Guardian einen sehr interessanten Übersichtsbeitrag zur E-Mail-Nutzung veröffentlicht.

Interessant ist zum Beispiel:

(…) It had been assumed that email doesn’t cause interruptions because the recipient chooses when to check for and respond to email. But Jackson found that people tend to respond to email as it arrives, taking an average of only one minute and 44 seconds to act upon a new email notification; 70% of alerts got a reaction within six seconds. That’s faster than letting the phone ring three times. (…)

Nur gut, dass mein Mail-Client nur alle viertel Stunde beim Server nachfragt ob was Neues da ist ;-)

Bezüglich einer Verbesserung der Situation durch Blogs/Wikis/RSS frage ich mich allerdings ob wir hier nicht den Teufel mit dem Belzebub austreiben – So bieten beispielsweise einige in E-Mail-Clients integrierte RSS-Reader an, neue Einträge in RSS-Feeds in der Inbox darzustellen … Genauso wie bei E-Mail ist also bei der Nutzung anderer Notifikationsmechanismen eine gewisse Selbstdisziplin gefragt.

“In the long term, we need to remove everything from email that is not in the nature of personal correspondence.”

Genau – E-Mail sollte wirklich nur für persönlichen Austausch (1:1) benutzt werden. Für die Information von Gruppen oder den Austausch von Dokumenten haben wir andere Medien (bzw. sollten wir andere Medien haben). Die letzten Jahre haben viele Vorschläge dafür gesehen, was einen Teil des Traffics von E-Mail wegnehmen könnte. Aber bislang hat sich noch nichts wirklich durchgesetzt. Meine aktuellen Favoriten in dem Bereich sind Blogs (interne und öffentliche), Wikis und Teamräume (wie z.B. Lotus Quickr) – zusammen mit einer vernünftigen Awareness-Feed-Unterstützung. So unterstützt die Lotus-Suite beispielsweise, dass E-Mail-Attachments automatisch in den Quickr-Arbeitsbereich kopiert werden und in der Mail durch einen Link darauf ersetzt werden.

Wir experimentieren in der Forschungsgruppe selbst seit einiger Zeit damit, wie wir die neuen Medien nutzen können/sollen – und stossen dabei (wie auch bei unseren Beobachtungen in anderen Gruppen) immer wieder auf das Medienwahlproblem: Welches Medium/Werkzeug soll ich für eine bestimmte Kommunikationssituation nun genau benutzen? Woher weiss ich, dass die Information auch wirklich die Empfänger erreicht?

Die Lösung dazu besteht meiner Meinung nach aus mehreren Teilen. Hier mal ein paar unvollständige Gedanken dazu:

• Natürlich brauchen wir eine Entscheidungsunterstützung – so etwas wie: alles an mehr als zwei Empfänger soll in den Blog … oder: keine Attachments in E-Mail
• Dazu gehört dann aber auch eine feste Annahme, wie sich bestimmte potentielle Empfänger informieren – z.B. dass sie gewisse Blogs regelmäßig lesen – so etwas muss in der Arbeitsgruppe diskutiert und festgelegt werden um eine gewisse Sicherheit zu schaffen
• Und schließlich müssen wir in Gedanken von dem “Ich muss die volle Kontrolle darüber haben, wen eine Nachricht erreicht” weg … denn genau das ist der Unterschied zwischen E-Mail und Blogs: Bei dem ersten bestimmt der Absender wer eine Nachricht lesen Kann/muss, bei dem zweiten bestimmt der Empfänger was er lesen will
• … und noch etwas, das ich bei den eigenen Experimenten erfahren habe (hängt eng mit dem vorherigen Punkt zusammen): Wir müssen etwas offener werden bezüglich der potentiellen Reichweite einer Kommunikation. So ist der Bericht über das Treffen mit meinen Projektpartnern letzte Woche vermutlich wirklich nicht so geheim, dass nur die zwei Personen, denen ich es geschickt hätte es lesen können, sondern ruhig alle, die Zugriff auf einen internen Blog haben – so etwas schafft dann auch unerwarteten Nutzen …

Zurück zu Idinopulos Blog-Post: Er zitiert noch Zahlen von Radicati Group (zitiert in Wall Street Journal 11/27/07) über die durchschnittliche Zahl von E-Mails, die in Unternehmen täglich pro Person gesendet und empfangen werden:

• 2007: 142
• 2008: 156
• 2009: 177
• 2010: 199
• 2011: 228

Na hoffen wir, dass die Vorhersage nicht stimmt!

Zuerst einmal zum Organisatorischen: Die Veranstaltung war sehr professionell gemacht und auch der Teilnehmerkreis war “treffenswert” – Intranet-Verantwortliche aus unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen. Es war also sehr spannend, den Berichten und Kommentaren in den Vorträgen und in den Pausen zu folgen.

Zum Social Software Bezug: Ernüchternd – Die meisten Intranets sind heute immer noch hauptsächlich “online Mitarbeiterzeitungen” und “editierte Wissensspeicher” – es gibt eine (kleine) Menge von Redakteuren, die Inhalte einstellen können, und eine große Menge von Mitarbeitern, die diese Inhalte lesen können. Collaboration-Funktionalität war bei den Praxisberichten kaum ein Thema. Wenn dann nur in Form von optional (und sehr vorsichtig) eingeführten Foren- und evtl. Wiki-Funktionalitäten. Mit einer Ausnahme … Leila Summa von der Cablecom GmbH in der Schweiz berichtete über ihr neues “IntraWeb 2.0″ – Ein Intranet, das mehr wie eine Enterprise 2.0 Seite aussieht als wie eine Online-Mitarbeiterzeitung.

Sehr Enterprise 2.0 lastig war auch die Präsentation von Peter Schütt über IBMs Intranet und IBMs bald erscheinendes Intranet Produkt Lotus Connections. Die bei IBM genutzten Funktionalitäten seine: Blogs, Wikis, Tagging (TagClouds für Communities und Personen), Feeds (RSS) und Gelbe Seiten (heissen bei IBM “Blue Pages”). Interessant zu den Blue Pages war zu hören, dass der Erfolg von der engen Anwendungsintegration abhing – d.h. davon, dass alle anderen Anwendungen ihre Informationen automatisch in den Blue Pages abgelegt haben – und somit der Benutzer nicht mehr viel selbst aktuell halten musste. Zu den Erfolgsfaktoren sagte Herr Schütt, dass es essentiell sei, dass das Unternehmen “los lassen kann”, dass ein bisschen organisiertes Chaos erlaubt wird.

Ganz spannend fand ich auch eine Geschichte, die Herr Schütt von seiner Tochter erzählte: Sie sei viel online und er habe sie vor kurzen mal gefragt, ob er einen E-Mail Account für sie einrichten solle. Ihre Antwort war: “E-Mail? Was ist das und wofür könnte ich das brauchen?” … Ihre Kommunikationsbedürfnisse sind mit Blogs, Instant-Messaging etc. völlig abgedeckt … Vieleicht wächst da eine Generation heran, die eine Chance hat das “Laster” E-Mail abzustreifen (bzw. in vernünftige Bahnen zurückzudrängen und mit anderen Medien sinnvoll zu ergänzen)?

Eine andere Impression, über die ich berichten möchte: Helen Day hat für mich die Aussage zu Intranets des Tages getroffen: “Don’t talk to employees about the Intranet, talk to them about their job – and how you can help them doing it” … Wie wahr, wie wahr. Das kann 1:1 auf Groupware, Social Software etc. übertragen werden.

Und noch etwas zum Abschluss: Dem eifrigen Mitschreiben bei meiner Erwähnung der meiner Meinung nach aktuell besten / plastischten Präsentation zu “Was ist Enterprise 2.0″ habe ich entnommen, dass die Präsentation noch nicht so bekannt ist. Wenn Sie also ein paar Eindrücke dazu bekommen wollen, was Enterprise 2.0 ist, dann empfehle ich die Präsentation “Meet Charlie” von Scott Gavin. Als Wissenschaftler ist mir natürlich manches zu einfach gehalten. Insbesondere sagt Scott Gavin recht wenig dazu, was für erfolgreichen Einsatz von Enterprise 2.0 Technologien benötigt wird (hinsichtlich Unternehmenskultur, Motivation etc.). Aber das war ja auch nicht sein Ziel. (Btw: Über Google habe ich neben der Slideshare-Version der Präsentation auch eine Powerpoint-Version gefunden …)