Eine immer wiederkehrende Koordinationsaufgabe in Gruppen ist die Abstimmung eines Termins (z.B. für ein gemeinsames Treffen). Und die State-of-the-Art-Lösung dazu ist leider meist immer noch folgende (schon die fortgeschrittene/bessere Version):

• “Koordinator” sendet E-Mail an alle mit ein paar Terminvorschlägen
• “Alle” antworten per E-Mail – entweder nur an den Koordinator – oder schlimmer per “Reply All” an alle – mit mehr oder weniger strukturierten Kommentaren, wann es geht und wann nicht
• Der Koordinator wühlt sich durch die Antworten und stellt hoffentlich eine Überschneidung fest (die er dann allen mitteilt) – ansonsten nochmal von vorne

Ich möchte jetzt nicht die seit zwanzig Jahren im Groupware/CSCW-Bereich propagierten Gruppenkalender als Lösung vorschlagen – denn die funktionieren in wenig strukturierten/anarchischen Bereichen (wie Universitäten) oder bei organisationsübergreifenden Teams noch nicht so richtig. Aber es gibt eine andere gute Lösung für die Vermeidung von E-Mail-Kaskaden:

• z.B. Nutzung eines Wikis, in das die Terminvorschläge eingetragen werden und alle Ihre Verfügbarkeit dazu vermerken

Unter www.doodle.ch gibt es inzwischen sogar einen Web-Dienst, der das ganze narrensicher mit einer schönen UI umsetzt: Einfach Terminvorschläge eintragen und den Link an alle potentiellen Teilnehmer schicken, die dann auf der Website ihr Feedback dazu geben können. Das Aufsummieren der Antworten übernimmt dann wieder der Dienst – schön sichtbar für alle.

Wobei man beim Einsatz des Tools mal wieder beobachten kann, dass ein Tool alleine keine Lösung ist (“a fool with a tool is still a fool …”). So muss man erstens mal abstimmen, ob auch der Initiator seine Verfügbarkeit einträgt – oder ist mit den vorgegeben Terminvorschlägen automatisch verbunden, dass der Initiator an all diesen Zeit hat? Und dann habe ich auch schon beobachtet, dass sich nach dem Einrichten der Abstimmung plötzlich keiner mehr für den Prozess mehr zuständig fühlt – und so am Schluss das Resultat auf ewig (bis zum Verstreichen aller Terminangebote) bei doodle verschüttet bleibt. Die Lösung ist also wie immer nicht nur ein technisches System, sondern ein soziotechnisches – mit Organisation/Absprachen um die Technik rum …