Beginnen wir mit Groupware allgemein.

1) Groupware-Dreieck nach Art der Interaktion (nach Teufel 1995) – die drei Ks

• Kommunikation
• Koordination – Unterstützung der Auflösung von Abhängigkeiten (frei nach Malone 1988)
• Kooperation – Gemeinsame Artefakte

2) In der Definition des Feldes Open Research haben wir die drei Dimensionen um eine weitere ergänzt:

• Informationsdistribution
• Kommunikation
• Koordination
• Zusammenarbeit

Grund für die Ergänzung war, dass mit den drei Ks meist direkte Interaktion gemeint ist – es fehlt also eine Möglichkeit zur Zusammenarbeit / zum Austausch durch indirekte Interaktion – und dafür wurde dann “Informationsdistribution” eingeführt. Natürlich kann man das auch als Kommunikation oder gar als (sehr lose gekoppelte) Zusammenarbeit auf einem gemeinsamen Informationsraum sehen.

3) Social Software-Dreieck

• Inhalte – auch Arbeit an gemeinsamen – aber eher jeder trägt unabhängig etwas zu Inhalten bei
• Kommunikation
• Identität

Hier vereinigen sich also Informationsdistribution, Koordination und Zusammenarbeit zu “Inhalten” und es wird die Identität (also die Selbstdarstellung) ergänzt – dem Fokus auf die Personen in erfolgreicher Zusammenarbeit folgend.

Während die drei Kategorisierungen helfen zu sehen, was möglich bzw. wichtig ist, helfen sie oft nicht besonders dabei konkrete Werkzeuge einzuordnen / auszuwählen. Das zeigt sich auch in der Darstellung: zumindest die dreier-Klassifizierungen werden meist als Dreieck mit jeweils einer Ausprägung pro Ecke dargestellt – Werkzeuge werden dann irgendwo im Dreieck platziert. Um eine konkretere Einordnung zu erlauben wurden verschiedene funktionale Klassifikationen für Groupware vorgestellt, z.B. von (Borghoff und Schlichter 2000). Ein Beispiel einer solchen Klassifikation ist die von (Gross und Koch 2008):

4) Funktionale Klassifikation für Groupware (Gross und Koch 2008):

• Awarenessunterstützung
• Kommunikationsunterstützung
• Koordinationsunterstützung
• Teamunterstützung – Fokus auf gemeinsame Informationsräume und Dokumente (Gruppeneditoren) (direkte Kommunikation)
• Communityunterstützung – Fokus auf Finden von Personen und Information (indirekte Kommunikation)

5) Ich selber verwende in meiner CSCW-Vorlesung aktuell zusätzlich noch folgende Klassifizierung für den Bereich von Groupware bis hin zu Social Software

• E-Mail + Gruppenkalender
• Teamräume – Dokumente sind nur Black Box
• Gemeinsame Informationsräume, Gruppeneditoren – Auch Delicious, YouTube, Wikipedia etc.
• Kommunikationsorientierte gem. Informationsräume / Kommunikationsräume – Foren, Mailinglisten + Archiv, Blogs (Mehrzahl!)
• Awarenessdienste / Social Networking Services – Fließender Übergang von kommunikationsorientierten gemeinsamen Informationsräumen (z.B. Microblogging)
• Synchrone Kommunikationsdienste (Text/Audio/Videokonferenzen)
• Meeting-Support / Group-Decission-Support (GDSS)
• Koordinationsdienste – Gruppenkalender et al., Umlaufmappen, Workflow, …

Suw Charman-Anderson hat im Guardian einen sehr interessanten Übersichtsbeitrag zur E-Mail-Nutzung veröffentlicht.

Interessant ist zum Beispiel:

(…) It had been assumed that email doesn’t cause interruptions because the recipient chooses when to check for and respond to email. But Jackson found that people tend to respond to email as it arrives, taking an average of only one minute and 44 seconds to act upon a new email notification; 70% of alerts got a reaction within six seconds. That’s faster than letting the phone ring three times. (…)

Nur gut, dass mein Mail-Client nur alle viertel Stunde beim Server nachfragt ob was Neues da ist ;-)

Bezüglich einer Verbesserung der Situation durch Blogs/Wikis/RSS frage ich mich allerdings ob wir hier nicht den Teufel mit dem Belzebub austreiben – So bieten beispielsweise einige in E-Mail-Clients integrierte RSS-Reader an, neue Einträge in RSS-Feeds in der Inbox darzustellen … Genauso wie bei E-Mail ist also bei der Nutzung anderer Notifikationsmechanismen eine gewisse Selbstdisziplin gefragt.

• “Koordinator” sendet E-Mail an alle mit ein paar Terminvorschlägen
• “Alle” antworten per E-Mail – entweder nur an den Koordinator – oder schlimmer per “Reply All” an alle – mit mehr oder weniger strukturierten Kommentaren, wann es geht und wann nicht
• Der Koordinator wühlt sich durch die Antworten und stellt hoffentlich eine Überschneidung fest (die er dann allen mitteilt) – ansonsten nochmal von vorne

Ich möchte jetzt nicht die seit zwanzig Jahren im Groupware/CSCW-Bereich propagierten Gruppenkalender als Lösung vorschlagen – denn die funktionieren in wenig strukturierten/anarchischen Bereichen (wie Universitäten) oder bei organisationsübergreifenden Teams noch nicht so richtig. Aber es gibt eine andere gute Lösung für die Vermeidung von E-Mail-Kaskaden:

• z.B. Nutzung eines Wikis, in das die Terminvorschläge eingetragen werden und alle Ihre Verfügbarkeit dazu vermerken

Unter www.doodle.ch gibt es inzwischen sogar einen Web-Dienst, der das ganze narrensicher mit einer schönen UI umsetzt: Einfach Terminvorschläge eintragen und den Link an alle potentiellen Teilnehmer schicken, die dann auf der Website ihr Feedback dazu geben können. Das Aufsummieren der Antworten übernimmt dann wieder der Dienst – schön sichtbar für alle.

Wobei man beim Einsatz des Tools mal wieder beobachten kann, dass ein Tool alleine keine Lösung ist (“a fool with a tool is still a fool …”). So muss man erstens mal abstimmen, ob auch der Initiator seine Verfügbarkeit einträgt – oder ist mit den vorgegeben Terminvorschlägen automatisch verbunden, dass der Initiator an all diesen Zeit hat? Und dann habe ich auch schon beobachtet, dass sich nach dem Einrichten der Abstimmung plötzlich keiner mehr für den Prozess mehr zuständig fühlt – und so am Schluss das Resultat auf ewig (bis zum Verstreichen aller Terminangebote) bei doodle verschüttet bleibt. Die Lösung ist also wie immer nicht nur ein technisches System, sondern ein soziotechnisches – mit Organisation/Absprachen um die Technik rum …

Mir ist schon klar, dass es für Firmen nicht unbedingt erstrebenswert ist, sowas veröffentlicht zu haben. Aber für Wissenschaftler sollte es doch attraktiv sein – und notfalls kann man die dahinter stehende Firma ja auch anonymisieren.

Der einzige vernünftige Bericht mit Analyse, der mir einfällt ist der von Grudin zum Misserfolg von Gruppenkalendern mit dem Titel “Why CSCW applications fail” von 1988. Allerdings ist der nicht mehr wirklich aktuell. Grudin selbst stellt 1995 in einem Beitrag mit dem Titel “Why groupware succeeds” dar, dass es in dem Bereich der Gruppenkalender jetzt doch klappt – weil die 1988 dokumentierten Barrieren durch Weiterentwicklung der Technologie und Organisation inzwischen überwunden worden sind.

Eine interessante Basis für einen Erfolgs-/Misserfolgsbericht wäre vielleicht das Wissensmanagementsystem ShareNet bei Siemens. Zumindest der anfängliche Erfolg des Systemes ist sehr, sehr gut dokumentiert. Und inzwischen propagiert Siemens Blogs zum Wissensmanagement in Communities of Practice. Von ShareNet hört man nichts mehr. Das könnte natürlich auch daran liegen, dass es die Organisationseinheit, in der ShareNet eingesetzt worden ist, inzwischen nicht mehr gibt …

Kennt irgendwer der wenigen Leser dieses Blogs ;-) halbwegs gut dokumentierte und diskutierte Berichte zu aktuellen Misserfolgen? Wenn ja bitte her damit!

Wenn man in der Theorie nachliest, dann klingt das aber ganz anders. So schreiben Ellis und seine Koautoren schon 1991: Unter Groupware versteht man ein „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet“ (Ellis et al. 1991, S. 40). Also auch gemeinsame Arbeitsräume, Wikis, Blogs oder Systeme wie CVS und Subversion.

Mir selbst ist zusätzlich immer noch wichtig zu betonen, dass das wichtigste Charakteristikum von Groupware die Aufhebung der Isolation der einzelnen kooperierenden Benutzer untereinander ist. Eine einfache Datenbank, die von verschiedenen Benutzern zum Austausch von Daten benutzt werden kann wäre also keine Groupware – Erst wenn die Benutzer aufeinander aufmerksam gemacht werden, wenn die eingegebenen Daten auf die jeweiligen Benutzer verweisen, dann könnte man von Groupware sprechen.

Bei der Praxis-Definition “Groupware = Exchange” ist es kein Wunder also, dass Social Software immer so losgelöst von Groupware (und CSCW) gesehen wird. Im Vergleich mit Outlook/Exchange ist es ja wirklich was neues …

Zuerst einmal zum Organisatorischen: Die Veranstaltung war sehr professionell gemacht und auch der Teilnehmerkreis war “treffenswert” – Intranet-Verantwortliche aus unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen. Es war also sehr spannend, den Berichten und Kommentaren in den Vorträgen und in den Pausen zu folgen.

Zum Social Software Bezug: Ernüchternd – Die meisten Intranets sind heute immer noch hauptsächlich “online Mitarbeiterzeitungen” und “editierte Wissensspeicher” – es gibt eine (kleine) Menge von Redakteuren, die Inhalte einstellen können, und eine große Menge von Mitarbeitern, die diese Inhalte lesen können. Collaboration-Funktionalität war bei den Praxisberichten kaum ein Thema. Wenn dann nur in Form von optional (und sehr vorsichtig) eingeführten Foren- und evtl. Wiki-Funktionalitäten. Mit einer Ausnahme … Leila Summa von der Cablecom GmbH in der Schweiz berichtete über ihr neues “IntraWeb 2.0″ – Ein Intranet, das mehr wie eine Enterprise 2.0 Seite aussieht als wie eine Online-Mitarbeiterzeitung.

Sehr Enterprise 2.0 lastig war auch die Präsentation von Peter Schütt über IBMs Intranet und IBMs bald erscheinendes Intranet Produkt Lotus Connections. Die bei IBM genutzten Funktionalitäten seine: Blogs, Wikis, Tagging (TagClouds für Communities und Personen), Feeds (RSS) und Gelbe Seiten (heissen bei IBM “Blue Pages”). Interessant zu den Blue Pages war zu hören, dass der Erfolg von der engen Anwendungsintegration abhing – d.h. davon, dass alle anderen Anwendungen ihre Informationen automatisch in den Blue Pages abgelegt haben – und somit der Benutzer nicht mehr viel selbst aktuell halten musste. Zu den Erfolgsfaktoren sagte Herr Schütt, dass es essentiell sei, dass das Unternehmen “los lassen kann”, dass ein bisschen organisiertes Chaos erlaubt wird.

Ganz spannend fand ich auch eine Geschichte, die Herr Schütt von seiner Tochter erzählte: Sie sei viel online und er habe sie vor kurzen mal gefragt, ob er einen E-Mail Account für sie einrichten solle. Ihre Antwort war: “E-Mail? Was ist das und wofür könnte ich das brauchen?” … Ihre Kommunikationsbedürfnisse sind mit Blogs, Instant-Messaging etc. völlig abgedeckt … Vieleicht wächst da eine Generation heran, die eine Chance hat das “Laster” E-Mail abzustreifen (bzw. in vernünftige Bahnen zurückzudrängen und mit anderen Medien sinnvoll zu ergänzen)?

Eine andere Impression, über die ich berichten möchte: Helen Day hat für mich die Aussage zu Intranets des Tages getroffen: “Don’t talk to employees about the Intranet, talk to them about their job – and how you can help them doing it” … Wie wahr, wie wahr. Das kann 1:1 auf Groupware, Social Software etc. übertragen werden.

Und noch etwas zum Abschluss: Dem eifrigen Mitschreiben bei meiner Erwähnung der meiner Meinung nach aktuell besten / plastischten Präsentation zu “Was ist Enterprise 2.0″ habe ich entnommen, dass die Präsentation noch nicht so bekannt ist. Wenn Sie also ein paar Eindrücke dazu bekommen wollen, was Enterprise 2.0 ist, dann empfehle ich die Präsentation “Meet Charlie” von Scott Gavin. Als Wissenschaftler ist mir natürlich manches zu einfach gehalten. Insbesondere sagt Scott Gavin recht wenig dazu, was für erfolgreichen Einsatz von Enterprise 2.0 Technologien benötigt wird (hinsichtlich Unternehmenskultur, Motivation etc.). Aber das war ja auch nicht sein Ziel. (Btw: Über Google habe ich neben der Slideshare-Version der Präsentation auch eine Powerpoint-Version gefunden …)

Hierzu suchen wir sowohl Wissenschaftler als auch Praktiker, die sich mit solchen Fragen beschäftigen und das Thema gerne mal im Kreise Gleichgesinnter diskutieren wollen. Auf der Tagung Mensch und Computer 2007 besteht zusätzlich zum Workshop noch die (kostenlose) Möglichkeit, an einem Tutorium zu “Enterprise 2.0″ oder an einem Doktorandenseminar teilzunehmen – mehr dazu in Kürze hier oder auf der Website der Tagung.

Weitere Details zu den Workshops:

• Workshop CSCW, Web2.0 und Social Software
  auf der Tagung Mensch und Computer in Weimar, 2.-5.9.2007

• Workshop CSCW and Web 2.0
  auf der Tagung ECSCW 2007 in Limerick (Irland), 24.-28.9.2007

Mein erster Kommentar dazu ist, dass die Widget, Gadget-Ideen im Endeffekt nichts anderes sind als die Portlets, mit denen man Portale erweitern kann. Hierzu gibt es auch schon einige Standards (z.B. JSR 168 oder WSRP), die relativ breit von Portal-Anbietern akzeptiert sind. Könnte man nicht die Portlet-Ideen und -Standards weiterentwickeln?

Mashups sind meiner Meinung nach mehr – hier wird wirklich an der Datenebene “integriert” und es ist deshalb eine Standardisierung (oder zumindest Dokumentation) der Datenschnittstelle notwendig. Widgets sind aber zuerst einmal nicht viel mehr als Portlets – eine reine Framework-Integration in der Präsentationsschicht. Oder doch nicht? Integrieren Widgets etc. die Portlet-Ideen mit denen von Mashups? D.h. einfaches Erstellen von kleinen Bausteinen, die auf verschiedene Daten zugreifen können und in Portalen integriert werden können? Wenn man RSS als eine Möglichkeit der Datenintegration sieht, dann trifft das zu.

Und noch etwas bringt mein “assoziativer Speicher” (Hirn) zu Tage, wenn ich von Widgets und Gadgets lese: “End-User Development”. Unter diesem Titel wurden erst kürzlich die verschiedenen Aktivitäten im CSCW-Umfeld, den Benutzer an der Konfiguration und Anpassung von Kooperationssystemen (Groupware) mitwirken zu lassen, zusammengefasst – in einem sehr guten Sammelband von Lieberman, Paterno und Wulf mit gleichlautendem Titel. Also wieder ein Bereich, in dem es große Überlappungen zwischen dem “neuen Web 2.0″ und CSCW gibt :-)

Auf den ersten Blick erinnert das ganze sehr an Groove (auch P2P, ursprünglich auch mal kostenlos, inzwischen aber von Microsoft aufgekauft und in Microsoft Office integriert) – nur dass Collanos Workplace noch lange nicht so mächtig ist wie Groove. Bisher bietet das Produkt: Presence Awareness (ala ICQ), Instant Messaging, gemeinsame Dateiablagen (inkl. Notizen und Bookmarks), Foren und Tasklisten.

Schade finde ich, dass wir mit diesem Produkt einen weiteren “Groupware-Monoliten” bekommen, d.h. ein Werkzeug, das keinen besonderen Wert auf Schnittstellen zu anderen Werkzeugen legt, sondern alle Funktionalität selber realisiert. Die Zukunft von Groupware liegt meiner Meinung nach dagegen aber in der Interoperabilität, im Integrieren verschiedener Dienste unter einer Oberfläche. D.h. Werkzeuge sollten ihre Inhalte über eine API zur Verfügung stellen und selbst auch andere Dienste/Daten über APIs integrieren können.

Insgesamt macht das Produkt aber trotzdem einen guten Eindruck. Insbesondere die durch den Server-losen Peer-to-Peer Charakter bedingte Fähigkeit damit Offline zu arbeiten. Gerade für spontane, kurzfristige Kooperationsprojekte an wenig organisierten Orten (wie zum Beispiel Universitäten ;-)) sicher eine gute Lösung.