Michael Idinopulo schreibt in einem aktuellen Blog-Post über “Email overload: what went wrong?”. Er beginnt mit einem Zitat von Jakob Nielsen von 2000:
“In the long term, we need to remove everything from email that is not in the nature of personal correspondence.”
Genau – E-Mail sollte wirklich nur für persönlichen Austausch (1:1) benutzt werden. Für die Information von Gruppen oder den Austausch von Dokumenten haben wir andere Medien (bzw. sollten wir andere Medien haben). Die letzten Jahre haben viele Vorschläge dafür gesehen, was einen Teil des Traffics von E-Mail wegnehmen könnte. Aber bislang hat sich noch nichts wirklich durchgesetzt. Meine aktuellen Favoriten in dem Bereich sind Blogs (interne und öffentliche), Wikis und Teamräume (wie z.B. Lotus Quickr) – zusammen mit einer vernünftigen Awareness-Feed-Unterstützung. So unterstützt die Lotus-Suite beispielsweise, dass E-Mail-Attachments automatisch in den Quickr-Arbeitsbereich kopiert werden und in der Mail durch einen Link darauf ersetzt werden.
Wir experimentieren in der Forschungsgruppe selbst seit einiger Zeit damit, wie wir die neuen Medien nutzen können/sollen – und stossen dabei (wie auch bei unseren Beobachtungen in anderen Gruppen) immer wieder auf das Medienwahlproblem: Welches Medium/Werkzeug soll ich für eine bestimmte Kommunikationssituation nun genau benutzen? Woher weiss ich, dass die Information auch wirklich die Empfänger erreicht?
Die Lösung dazu besteht meiner Meinung nach aus mehreren Teilen. Hier mal ein paar unvollständige Gedanken dazu:
- Natürlich brauchen wir eine Entscheidungsunterstützung – so etwas wie: alles an mehr als zwei Empfänger soll in den Blog … oder: keine Attachments in E-Mail
- Dazu gehört dann aber auch eine feste Annahme, wie sich bestimmte potentielle Empfänger informieren – z.B. dass sie gewisse Blogs regelmäßig lesen – so etwas muss in der Arbeitsgruppe diskutiert und festgelegt werden um eine gewisse Sicherheit zu schaffen
- Und schließlich müssen wir in Gedanken von dem “Ich muss die volle Kontrolle darüber haben, wen eine Nachricht erreicht” weg … denn genau das ist der Unterschied zwischen E-Mail und Blogs: Bei dem ersten bestimmt der Absender wer eine Nachricht lesen Kann/muss, bei dem zweiten bestimmt der Empfänger was er lesen will
- … und noch etwas, das ich bei den eigenen Experimenten erfahren habe (hängt eng mit dem vorherigen Punkt zusammen): Wir müssen etwas offener werden bezüglich der potentiellen Reichweite einer Kommunikation. So ist der Bericht über das Treffen mit meinen Projektpartnern letzte Woche vermutlich wirklich nicht so geheim, dass nur die zwei Personen, denen ich es geschickt hätte es lesen können, sondern ruhig alle, die Zugriff auf einen internen Blog haben – so etwas schafft dann auch unerwarteten Nutzen …
Zurück zu Idinopulos Blog-Post: Er zitiert noch Zahlen von Radicati Group (zitiert in Wall Street Journal 11/27/07) über die durchschnittliche Zahl von E-Mails, die in Unternehmen täglich pro Person gesendet und empfangen werden:
- 2007: 142
- 2008: 156
- 2009: 177
- 2010: 199
- 2011: 228
Na hoffen wir, dass die Vorhersage nicht stimmt!